Замена временно отсутствующего сотрудника
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замена временно отсутствующего сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Когда необходимо дополнительное соглашение об исполнении обязанностей
Должностные обязанности работника, прописанные в трудовом договоре или должностной инструкции, должны быть четко определены, понятны и соответствовать должности работника.
У работодателя может возникнуть необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. На этот случай трудовое законодательство предусматривает три формы замещения:
- Временный перевод сотрудника на другую работу. Если работник согласен с переводом, с ним следует заключить дополнительное соглашение о возложении обязанностей на время отпуска основного сотрудника с указанием трудовой функции и сроков перевода.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В таком случае оформляется трудовой договор по совместительству на определенный срок.
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. В этом случае работник и работодатель договариваются о доплате. Работодатель издает соответствующий приказ.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Врио – это совместительство или нет
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Комментарий к статье 60.2 ТК РФ
1. В отличие от совместительства (см. ст. 60.1 ТК и комментарий к ней) совмещение профессий (должностей) имеет место в рамках одного трудового договора, и работа по совмещаемой профессии (должности) осуществляется в пределах и режиме рабочего времени, установленного трудовым договором. Условие о выполнении работ по двум или нескольким профессиям, специальностям или должностям определяется сторонами при заключении трудового договора в качестве условия о трудовой функции, возлагаемой на работника, либо впоследствии.
В силу ст. 57 ТК условие о расширении трудовой функции за счет совмещения профессий (должностей) может быть определено приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. При согласовании сторонами условия о совмещении профессий (должностей) и фиксировании его в установленной форме стороны могут установить срок такого совмещения и порядок выполнения работы по совмещаемой профессии (специальности) либо должности.
Правила назначения и делопроизводства
Есть два варианта оформления трудовых взаимоотношений — дополнительное соглашение или трудовой контракт. Они используются в следующих случаях:
В трудовом договоре или дополнительном соглашении обязанности замещающего основного работника лица по должности прописываются в обязательном порядке. Оформляется назначение приказом.
Замещающий основного сотрудника работник подписывает документы от своего лица, с указанием как нового статуса, так и основной должности по штатному расписанию.
Если учредительные документы не предусматривают назначение другого лица на должность руководителя в его отсутствие, есть вариант воспользоваться системой выдачи доверенностей. Ее подписывает лицо, уполномоченное на то уставом или иными внутренними документами.
Конституция РФ дает каждому гражданину право свободно распоряжаться своими способностями к труду и выбирать род деятельности и профессию (ст. 37, ч. 1). Запрет принудительного труда (ст. 37, ч. 2) гарантирует и статья 60.2 Трудового кодекса, согласно которой дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, за редким списком исключений в виде чрезвычайных происшествий.
Итак, работник согласен на ВРИО. Какие документы надо оформить? Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все зависит от того, каким образом будут выполняться трудовые функции отсутствующего работника. Если применяется полное освобождение от собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если работник наряду со своими трудовыми функциями исполняет и «чужие», то здесь вариантов больше: или работа в течение установленной продолжительности рабочего дня – совмещение должностей и расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, или работа в свободное от основной занятости время – совместительство, со всеми требованиями и гарантиями согласно статьям 282–288 ТК РФ, сюда же относится работа по договору подряда.
Для совместительства требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.
А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.
Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.
Учитывая давность документа, советую пользоваться статьей 151 ТК, которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.
Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).
На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос – необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение также не требуется.
Временное возложение обязанностей по вакантной должности
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Что такое дополнительные обязанности?
В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.
Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.
Продажа обуви — один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля — читайте по ссылке.
К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:
- Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.
Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.
- В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
- Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка.
Основные ошибки при оформлении замещения
Недочеты при оформлении сотрудника на замещение (возложения на него новых функций) в большинстве случаев проявляются в несогласованности действий по переводу. Например, генеральным директором был утвержден работник, который не устраивает заведующего отделом (речь идет не о личной неприязни, а о профессиональных навыках). В данном случае может возникнуть накладка в исполнении обязанностей на период поиска другого замещающего специалиста.
Другой вариант – устная договоренность. Отсутствие подтверждающих документов влечет некоторые сложности. Например, произвести начисления к заработной плате нельзя без официального приказа. Если между работником и предприятием возник конфликт и грозит увольнение, доказать исполнение дополнительных функций можно только в суде.
Важно знать! Недочеты в оформлении приказа или трудовом соглашении влекут привлечение должностного лица и организации к административной ответственности. На практике, предприятия проверяют редко, поэтому обнаружить недостатки удается не всегда.
Когда сотрудник уходит в отпуск, его обязанности можно передать другому работнику. Важные моменты – получение письменного согласия и оформление, в соответствии с положениями законодательства. Приказ – это внутренний документ, на основании которого начисляется доплата, стаж, делается отметка в трудовой книжке. С распоряжением необходимо ознакомить в течение трех дней.
Исчисление сроков окончания исполнения обязанностей временно отсутствующего работника
Наиболее актуально вопрос особенностей исчисления срока окончания договора стоит при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника принятым на работу новым специалистом. По общему правилу в трудовом договоре в этом случае указывается не точная дата его окончания, а событие, являющееся основанием прекращения трудовых отношений.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 79, в случае указания в трудовом договоре условия о том, что новый сотрудник принимается на временной основе до выхода основного работника, предупреждать о прекращении такого договора работодатель не обязан. В таком случае днем окончания исполнения трудовой функции (и, соответственно, увольнения) является день выхода на работу основного специалиста.
Аналогичная ситуация складывается и при возвращении работника, временно переведенного для исполнения обязанностей отсутствующего, на его прежнее место. Увольнение замещающего в такой ситуации осуществляется в тот день, когда основной работник приступил и исполнению своих обязанностей, что следует как из ч. 1 ст. 72.2, так и из нормы, указанной выше.
В случае возложения обязанностей отсутствующего работника на иное лицо в распорядительном документе часто (законодательно это никоим образом не запрещается) указывается точный срок исполнения таких обязанностей, который может быть продлен впоследствии по взаимной договоренности сторон. Освободить от исполнения обязанностей досрочно работодатель имеет право, лишь предупредив вторую сторону предварительно за 3 дня. При этом может возникнуть ситуация, когда основной работник уже исполняет свои обязанности, а специалист, на которого они были временно возложены, от них еще не освобожден. Во избежание данной коллизии рекомендуется дополнение указания срока возложения обязанностей в соответствующем приказе пометкой «но не далее чем до выхода на работу основного работника».
Итак, для замещения основного специалиста работодатель может перевести другого работника, возложить обязанности на него без отстранения от основной работы либо по своему усмотрению заключить трудовой договор с иным лицом. Для возложения обязанностей и временного перевода по общему правилу требуется письменное согласие работника. Прием нового работника на временно вакантное место осуществляется с особенностями (указанием на срочность договора, укороченным сроком испытания или его отсутствием). Днем прекращения исполнения обязанностей является день возвращения основного специалиста к выполнению своей трудовой функции.
Назначение исполняющим обязанности по вакантной должности
Замещение отсутствующего сотрудника Согласно законодательству, назначение действующего работника на должность служащего, находящегося в командировке, в отпуске, на лечении и пр., является переводом. Замещение отсутствующего сотрудника обусловлено производственной необходимостью. Законодательство допускает перевод на другую работу без согласия служащего. Поскольку речь идет не о вакантной должности, срок временного исполнения обязанностей по ней строго ограничен. Он не может превышать месяца в течение года (календарного). Сложности на практике Как и в случае с вакантной должностью, исполнение обязанностей по месту трудовой деятельности временно отсутствующего сотрудника возможно при наличии соответствующей квалификации. Если замещение служащего предполагает более низкий ее уровень, необходимо письменное согласие переводимого сотрудника.
Срочный трудовой договор
Следующий способ замещения временно отсутствующего — приглашение специалиста со стороны и заключение с ним срочного трудового договора. В силу ч. 1 ст. 59 ТК РФ такой договор может быть заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.
Если решено заместить отсутствующего именно так, необходимо заключить трудовой договор, в котором указать срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения данного договора (ст. 57 ТК РФ). На основании договора издается приказ о приеме и заполняется личная карточка. Также нужно сделать запись о приеме на работу в трудовую книжку, однако указывать срок, на который принимается работник, не следует (Письмо Роструда от 06.04.2010 N 937-6-1).
К сведению. Следите за сроком трудового договора, ведь на основании ст. 58 ТК РФ в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия договора, условие о срочном его характере утрачивает силу и он считается заключенным на неопределенный срок.
При временном переводе работнику положена доплата за отсутствующего работника: по Трудовому кодексу, он должен получить деньги за выполняемую работу. Поэтому такой способ обычно применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.
В случае совмещения должностей человеку устанавливается доплата за замещение на время отпуска начальника или иного сотрудника. Конкретная доплата за замещение временно отсутствующего работника (ТК РФ) устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.