Правила заполнения трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Корректировки в титульном листе

В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.

Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:

1. произошла смена фамилии (например, после замужества);
2. получен диплом о дополнительном образовании;
3. поменялась профессия или специальность.

Порядок внесения новых данных при этом будет разным:

• старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
• новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.

Внешнее совместительство

Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).

Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке:

• столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
• столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.

Исправляем ошибки в ТК

Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:

• под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
• в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.

Правила заполнения трудовой книжки:

• для написания дат используются только арабские цифры;
• ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
• запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
• вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
• для заполнения используется только официальный язык государства;
• вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
• при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
• строгая нумерация каждой записи;
• наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.

Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.

При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.

Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:

• трудовую книжку — 75 лет;
• отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
• книга приходов/расходов — 5 лет.

Структура трудовой книжки

Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.

Трудовая книжка включает в себя три раздела:

1. заглавная (титульная) часть;
2. информация о трудовой деятельности;
3. данные о поощрениях и награждениях.

Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:

• Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
• Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ.

На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.

Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.

И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Технические требования к заполнению трудовой книжки

Любые записи вносятся в трудовую с учетом требований пп. 1.1 и 1.2 Инструкции. Основные из них следующие:

• Требование к типу ручки. Разрешается пользоваться гелевой, а также шариковой и даже перьевой ручкой.
• Требование к цвету записей. Допускаются синие, черные или фиолетовые световодостойкие чернила/паста. Это необходимо, чтобы избежать утраты сведений из трудовой под воздействием влаги, света и т. п.
• Требования к уточнениям, корректировке. В разделах, где приводятся сведения о работе и награждениях, зачеркивать что-либо запрещается (сначала надо под следующим порядковым номером внести запись, отменяющую ошибочную, и только потом под очередным номером внести исправляющую). А вот на титульном листе зачеркнуть неверные Ф.И.О. или дату рождения, если они в дальнейшем изменились, можно. При этом рядом нужно вписать новые сведения, а ссылку на обосновывающий документ сделать в порядке п. 2.3 Инструкции.
• Запрет на сокращения.
• Требование об аккуратности. Под ней подразумевается в том числе ясность почерка, а значит, однозначность прочтения и недопустимость неверной интерпретации.

Особенности заполнения трудовой при приеме в отдельных случаях

Необходимо упомянуть о наиболее часто встречающихся особенностях оформления приема работников и внесения таких записей в трудовые книжки:

• Согласно п. 20 Правил и абз. 7 п. 3.1 Инструкции, если работник изъявил желание и принес подтверждающие документы, наниматель на основном месте работы вносит в трудовую запись о работе сотрудника по совместительству, проставив следующий номер в сведениях о работе. При этом наименование работодателя отдельным заголовком указывать не нужно.
• В силу п. 6.1 Инструкции, если сотрудник принят посредством перевода от другого работодателя, указание об этом делается в графе 3 сведений о работе.
• При оформлении приема руководителя организации некоторые кадровики указывают в графе 4 реквизиты решения собственников (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), хотя на практике встречается и ссылка на приказ о приеме, который составляется на основании решения и только после издания которого директор считается трудоустроенным.

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Принимаем директора. Есть ли особенности?

Директор является наемным работником. Соответственно есть вышестоящий орган, который обладает полномочиями для назначения руководителя организации. Обычно это:

• общее собрание участников;
• собрание акционеров;
• совет директоров.

Именно собственники своим коллективным решением определяют, кто возглавит фирму. Их осуждение оформляется в виде протокола, на основании которого составляется договор с победившим кандидатом.

Свой приказ директор подписывает сам. Поэтому пишут не «принят», а «вступаю в должность».

В трудовой книжке заносится запись о назначении на должность директора.

Если в организации один собственник, и он сам является генеральным директором, то его оформление на работу почти не отличается от стандартной процедуры. С единственным исключением, директор подписывает договор с самим собой.

Некоторые считают излишним составление договора. Ведь собственник и учредитель одно и то же лицо. Трудно представить возникновение трудовых отношений в таком положение. Но трудовой договор на самом деле очень нужен:

1. При его отсутствии могут возникнуть проблемы с налоговыми органами.
2. Без договора директор не подлежит соц.страхованию.

На директора-учредителя трудовой кодекс распространяется в полном объеме. Прием оформляется по всем правилам.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

• графа № 1 – порядковый номер записи;
• графа № 2 – дата исправления;
• графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
• графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.

Над зачеркнутой старой вписывается новая.

На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.

Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.

Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

• сокращения в записях;
• орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
• неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
• заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
• не указана дата выдачи трудовой книжки;
• отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
• заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
• сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
• запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
• нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.

Похожие записи:

• Пособие при рождении ребенка в 2023 году
• Прописка: постоянная или временная, городская или областная — на что это влияет
• Стандартные налоговые вычеты на ребенка