Отправка электронных документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отправка электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Преимущества ЭДО с ФНС

Электронный обмен документацией и отчётностью, организованный через оператора, имеет ряд положительных моментов:

• Экономия времени и ресурсов. Отправить отчётные документы можно в любое удобное время без личного визита в налоговые органы. Подаваемые отчёты не нужно дублировать в бумажном варианте.
• Исключение риска ошибок. Заполнение отчётности ведётся по установленным формам, которые контролируют вводимые данных. При ошибках или неточностях система не даёт отправить форму, а указывает на выявленные недочёты.
• Гарантия получения документов адресатом. Задача оператора заключается в передаче представленных данных контрагенту. Об этом он сигнализирует в течение суток в виде подтверждения доставки. Не нужно дожидаться акта сверки.
• Конфиденциальность и защита передаваемых данных. Информация защищена от просмотра и изменения со стороны третьих лиц. Документы передаются по защищённым HTTPS-каналам с двухуровневой степенью защиты. Использование квалифицированной электронной подписи значительно ограничивает круг лиц, которым доступно использование системы.
• Оперативное получение выписок и справок в электронном виде. Документы, списки, справки и акты от налоговых органов приходят в цифровом формате и в кратчайшие сроки.
• Оповещения об обновлении форм отправки данных. При добавлении новых форм пользователь оперативно получает информацию об этом. Версия используемых шаблонов обновляется автоматически.

Подтверждение получения электронного документа

На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.

К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.

Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.

Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:

• если документ не соответствует утвержденному формату;
• если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
• если документ направлен ошибочно.

В этих случаях в ФНС отправляется уведомление об отказе в приеме документа. Если отказ обусловлен первой или второй причинами, специалисты ФНС вносят в документ необходимые правки и направляют его повторно.

Что вводят в 2021 году?

• До четвертого квартала 2021 планируется окончательно сформировать законодательную и нормативную базу в сфере электронного документооборота.

• Годовая отчетность с 2021 года (и за 2020 год) принимается уже исключительно в электронном виде.

• Все отчеты по новой системе прослеживаемости товаров, которая начала действовать с 2021 года, также принимаются по системе ЭДО.

• С 2020 года данные для Росстата индивидуальные предприниматели и юридические лица передают в электронном формате. Малый бизнес окончательно перейдет на эту схему с 2022 года.

• В связи с масштабным вводом ЭДО упрощается использование и получение электронной подписи. Ее можно применять без специальной программы (ключи могут хранить и использовать дистанционно удостоверяющие центры), а получение упростят с 2022 года.

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Как обойтись без поездки в ФНС, сэкономив деньги и время при получении КЭП?

ПАО Сбербанк первым в России получил статус доверенного лица УЦ ФНС России, и выдаёт квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи руководителям ЮЛ и ИП. Для тех, кто уже является или становится клиентами Сбера, получение подписи происходит с максимальным комфортом:

1. Заявку на получение подписи оформляется онлайн.

2. Если вы уже получали КЭП на руководителя в сервисе «Документооборот» в СберБизнес и срок её действия не истек — вы можете получить новую подпись онлайн или с посещением одного из отделений отделений банка для ЮЛ и ИП.

Если вы не клиент банка, для оформления заявки вам необходимо посетить одно из отделений для ЮЛ и ИП, где выдают КЭП от ФНС.

Открывая расчётный счёт в Сбере через СберКорус, вы получаете приятные бонусы:

• Бесплатную консультацию по получению КЭП.

• Финансовую выгоду — скидку 30 % на токен.

• Сервис электронного обмена документами СФЕРА Курьер — за 1 рубль на год.

• Сервис Проверки Контрагентов — бесплатный доступ на 1 месяц.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Чем ЭДО полезен для вашего бизнеса

• Автоматизирует процесс и снижает количество ошибок в документах

• Экономит время работников

• Экономит место, которое занимает бумажный архив

• Повышает надежность хранения документации

• Благодаря ему проверки контролирующих органов и иное взаимодействие с ними проходит быстрее

• Обновление многих форм происходит автоматически: не нужно следить за изменениями самостоятельно

• Подписанные ЭП и зарегистрированные оператором ЭДО документы не уступают бумажным в юридической значимости

• Это передовой способ обмена информацией, который в самой ближайшей перспективе заменит аналоговый вариант

Информационные услуги и информирование налогоплательщиков

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны бесплатно информировать (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и о принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также приводить формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснять порядок их заполнения.

В целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении информационных услуг и информировании в электронной форме по ТКС в соответствии с Административным регламентом ФНС России разработаны Методические рекомендации. Документом определены:

• последовательность электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками с использованием электронной подписи (ЭП);
• перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах;
• требования к временным характеристикам выполнения функций, программным продуктам, взаимодействию при нештатных ситуациях.

Какие документы можно получить в электронном виде по ТКС?

Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают представление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

• справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
• справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
• выписки об операциях по расчетам с бюджетом (форма приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям);
• перечня налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (форма приведена в Приложении 5 к Методическим рекомендациям);
• акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).

Обратите внимание! Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls, .pdf.

Электронный документооборот с ФНС

Перейти на электронный документооборот с налоговой инспекцией по собственной инициативе может любая компания или индивидуальный предприниматель — ФНС это лишь поощряет. Однако согласно действующему законодательству, определенным группам налогоплательщиков сдача отчетности через интернет вменена в обязанность. В частности, сдавать отчетность в электронном виде должны все плательщики НДС, а также компании либо ИП с количеством работников более 50 человек.

Обмен документами с ФНС реализуется через одну из компаний-операторов электронного документооборота (ЭДО), список которых можно найти на сайте налоговой службы. Каждый документ перед отправкой должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это касается как налогоплательщиков, так и налоговиков.

Документ налоговой службы сначала оформляется на бумажном носителе в установленном порядке. На позднее следующего рабочего дня он переводится в электронный формат и отправляется налогоплательщику. Дата отправки документа подтверждается оператором ЭДО.

Какие документы можно получить в электронном виде по ТКС?

Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают представление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

• справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
• справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
• выписки об операциях по расчетам с бюджетом (форма приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям);
• перечня налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (форма приведена в Приложении 5 к Методическим рекомендациям);
• акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).

Обратите внимание! Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls, .pdf.

Перевыпуск электронной подписи

Срок действия электронной подписи — 1 год с момента ее изготовления. Чтобы продлить ЭП после завершения срока ее действия, нужно пройти процедуру перевыпуска.

Существуют и другие ситуации, которые могут привести к перевыпуску ЭП до окончания срока действия сертификата ключа, такие как:

• изменение реквизитов юридического лица или владельца электронной подписи;
• выход из строя сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
• форматирование сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
• потеря сертифицированного носителя;
• компрометация электронной подписи.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

• приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени — все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
• должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке — НЭП и КЭП;
• трудовые договоры, приказы об увольнении — только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз — при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно — для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Регулирующее законодательство

Как таковой установленной законодательной базы, закрепляющей формальный документооборот, не существует. Рассмотреть данное понятие с правовой стороны возможно через необоснованную налоговую выгоду. Основными законодательными актами, регулирующими понятие «необоснованная налоговая выгода» и схемы ее получения, в том числе формальный документооборот, являются Постановление Пленума ВС РФ от 21 декабря 2021 года № 53 и статья 54.1 НК РФ.

В последнем установлено, что компании не имеют права уменьшать свою налоговую базу и сумму подлежащего уплате в бюджет налога путем искажения сведений о хозяйственной жизни организации и ее процессах. Указанная статья НК РФ препятствует созданию налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение фискальных обязательств, в том числе путем неучета объектов налогообложения, неправомерно заявленных льгот и использования иной налоговой выгоды, предусмотренной законом.

Обратите внимание: норма имеет распространение и на прошедшие налоговые периоды, а именно на три года, предшествующих проверке. При назначении выездного контрольного мероприятия в 2021 году может быть также проверен и налоговый период за 2021 год (ст. 89 НК РФ, Определение КС РФ от 29 мая 2021 г. № 1152-О).

Помимо вышеперечисленных документов, существует множество судебных постановлений по делам, связанным с формальным документооборотом, и писем-разъяснений проверяющих органов.

Похожие записи:

• Иск об освобождении имущества от ареста
• Заполнение декларации 3-НДФЛ за 2022 год
• Нужно ли ИП получать статус КФХ для применения ЕСХН