Подотчет: риски и рекомендации налогового консультанта

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подотчет: риски и рекомендации налогового консультанта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Ошибки заполнения авансового отчета

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

• дату составления;
• структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
• Ф.И.О. полностью;
• табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
• должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
• назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

Часто встречающиеся ошибки в авансовых отчетах

За нарушения при расчетах с подотчетными лицами предусмотрены санкции административного характера:

В основном налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами ведется методом сплошного мониторинга. Его целью выявить не только арифметические ошибки, но и фиктивные командировки, оприходование несуществующих товаров для снижения налогооблагаемой прибыли, а также увеличение вычетов по НДС некорректными документами.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации. Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Вопросы, подлежащие проверке

В ходе проверок учета государственными (муниципальными) учреждениями расчетов с подотчетными лицами контрольные органы рассматривают следующие вопросы:

• законность расходования средств, выделенных на служебные командировки;
• соблюдение порядка документального оформления расчетов с подотчетными лицами;
• использование средств на хозяйственные расходы;
• осуществление учреждением контроля за выдачей авансов под отчет.

Чтобы проверить эти аспекты, проверяющие изучают такие документы, как:

• журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
• авансовые отчеты (ф. 0504049);
• оправдательные документы к авансовым отчетам;
• документы о направлении работников в служебные командировки;
• кассовая книга (ф. 0504514);
• приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
• расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
• ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
• главная книга (ф. 0504072);
• журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
• журнал по прочим операциям (ф. 0504071);
• баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130));
• отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721).

Что нужно учитывать при оформлении «подотчета»

Начиная с 19 августа 2017 г. действуют новые правила «подотчета». Существенные поправки в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет.

В письме ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158 разъяснено, как оформить распорядительный документ (приказ, распоряжение, решение) на выдачу денег. В этом случае компания может руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст.

Распорядительный документ на выдачу наличных под отчет должен содержать следующие сведения:

— ФИО подотчетного лица;

— сумму и срок, на который она выдается;

— подпись руководителя;

— дату и регистрационный номер документа.

В распорядительном документе может быть указано несколько сотрудников компании, которым выдаются денежные средства под отчет. По каждому подотчетному лицу указываются суммы наличных денег и срок, на который они выдаются.

С 19 августа 2017 г. выдача подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

В отношении командировочных расходов срок предоставления авансового отчета установлен в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).

Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 Положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты).

Кроме того, для подтверждения расходов на перелет, необходим посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749). Служебную записку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в Положения №749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Полоджения №749).

«Подотчет» как способ вывода активов компании

Списание ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом, на себестоимость без оправдательных документов (актов и реестров на списание, актов выполненных работ) может также повлечь иск к подотчетному лицу в части причинения вреда компании.

Пример 2

Компания предъявила судебный иск к директору по поводу возмещения причиненных им убытков.

Так, при проверке расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие нарушения, повлекшие за собой вывод активов компании:

— в нарушение положения Закона о бухгалтерском учете ТМЦ были списаны на себестоимость без оправдательных документов;

— согласно авансовому отчету за счет компании были приобретены стройматериалы. Согласно акту на списание данные материалы отнесены на затраты производства на объект «помещение ЭТЛ». Однако объемы и виды работ в акте не указаны;

— согласно авансовому отчету за счет компании был приобретен сварочный аппарат. Стоимость данного аппарата была списана на затраты, но физически он на складе отсутствовал.

Как отметили судьи, нарушение порядка ведения бухгалтерского учета само по себе не является достаточным основанием для вывода о причинении компании убытков. В данном случае должны быть надлежащие доказательства того, что в результате недобросовестного и неразумного исполнения руководителем своих обязанностей (а именно их ненадлежащего исполнения) компании были причинены имущественные убытки.

В данном деле такими доказательствами стали следующие документально подтвержденные факты: получение руководителем под отчет денег из кассы компании и получения им ТМЦ от имени компании, отсутствие оправдательных документов по расходованию полученных средств, неоприходование ТМЦ. Кроме того, не было подтвержден факт, что эти ТМЦ использовались в производственных целях.

В результате суд пришел к выводу о причинении вреда компании.

(Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015; Определением ВС РФ от 25.01.2018 № 308-ЭС17-21364 отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения судебной коллегии ВС РФ)

Пример 3

За счет подотчетных сумм были приобретены товары, не относящиеся к деятельности компании.

Кроме того, ТМЦ и услуги, оплаченные за счет подотчетных средств, на учет не приняты (не оприходованы). Довод компании о том, что расходы подотчетного лица, указанные в чеках, приложенных к авансовым отчетам, относятся к хозяйственной деятельности компании в соответствии с распоряжениями руководства, суд отклонил. Аргументы: покупка товаров, указанных в чеках, прилагаемых к авансовым отчетам, отсутствуют в целях п. 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов», и они не являются товарами для нужд компании (приобретены на личные (потребительские) нужды предпринимателя). А перечень операций, на которые компания вправе расходовать денежные средства, поступившие в кассу, является закрытым.

(Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2017 № А40-62347/2017)

Напомним, что разрешенные цели расходования денежной наличности, полученной за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также полученные страховые премии, приведены в п. 2 Указания от 07.10.2013 № 3073-У.

Так, поступившую в кассу денежную наличность можно израсходовать на осуществление:

— выплат работникам сумм, входящих в состав фонда оплаты труда (заработная плата, премии, вознаграждения по итогам работы);

— выплат социального характера работникам (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, материальная помощь);

— выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;

— выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятель-ности;

— оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

— выдачи наличных денег работникам под отчет;

— возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

— выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст.14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Разрешенные цели распространяются на индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, за исключением кредитных организаций.

Выдача подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.

Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.

Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.

Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.

Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.

Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как определить окончание срока исковой давности?

Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:

• в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;

• как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;

• нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;

• по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.

Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:

• акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
• переписку с должником-сотрудником;
• авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.

Как оформить выдачу в подотчет

Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.

Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Похожие записи:

• Стандартный Список Должностей Для Доу 2021
• Как получить пособие на погребение родственника?
• Расторжение договора по соглашению сторон или инициативе одной из сторон