Как выставить счет фактура на аванс в 1С 8.3

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выставить счет фактура на аванс в 1С 8.3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Фиксация первичной документации ─ это обязанность и продавца, и покупателя. Например, счет-фактуру на аванс необходимо нумеровать. А учитывая, что законодательство не предусматривает строгих правил нумерации, руководство вправе самостоятельно унифицировать положение. При этом нормы требуется зафиксировать в учетной политике.

Выставить счет-фактуру на аванс нужно не позднее пяти дней с даты получения предоплаты. Если последний день срока — выходной или праздничный, то в первый рабочий день.

Например, если аванс получен 15 числа, а услуга оказана 30 числа в том же месяце, то счет-фактура должен быть выставлен как при получении аванса, так и при отгрузке в счет этого аванса.

Пояснение налоговой: если аванс получен в одном налоговом периоде, например, 31 декабря, а отгрузка состоялась в другом (например, 2 января), то продавец обязан выставить авансовый счет-фактуру покупателю в течение пяти календарных дней.

Затем продавец счет-фактуру регистрирует в книге продаж за IV квартал, а счет-фактуру, выставленный при отгрузке, — в книге продаж за I квартал.

Если же получение аванса и отгрузка произошли в одном квартале в течение пяти календарных дней, то счет-фактуру на аванс можно не выставлять.

Как вносить счета-фактуры на аванс в книги продаж и покупок

Выписать счет-фактуру на аванс – обязанность продавца/исполнителя. Он регистрирует счет-фактуру на аванс в книге продаж в обычном порядке.

Код вида операции для авансового сч-ф – 02. Там отражают общую сумму с налогом и сумму налога. Графу с показателем «стоимость продаж без НДС» прочеркивают.

При получении счета-фактуры на аванс от поставщика налогоплательщик вправе принять НДС к вычету и включить этот авансовый счет-фактуру в книгу покупок.

Следует иметь в виду, что на авансовый сч-ф не распространяется право использовать вычет в течение 3-х лет. То есть, если НДС по обычному сч-ф можно принять к вычету в течение 3-х лет с момента выставления сч-ф, то НДС по авансовому сч-ф принимают к вычету только в том квартале, в котором он выставлен.

При отгрузке, в счет которой был выплачен аванс, поставщик снова выписывает сч-ф (уже отгрузочный) и регистрирует его в книге продаж с кодом вида операции – 01. Чтобы не произошло задвоение налога, одновременно поставщик регистрирует счет-фактуру на аванс в книге покупок с кодом вида операции – 22.

Покупатель принимает от поставщика отгрузочный сч-ф и регистрирует его в обычном порядке в книге покупок. Если ранее принятый сч-ф на аванс покупатель внес в книгу покупок и принял НДС к вычету, то для того, чтобы вычет по налогу не задвоился, необходимо восстановить прежде принятый к вычету НДС по авансу.

В первой графе нужно прописать полное название продукции или услуг, за которые получен аванс. Данное требование указано законодателем, поэтому не стоит писать общих фраз.

Минфин РФ рекомендует воспользоваться наименованием, которое является предметом договора. Если подобных наименований слишком много, то можно написать общие категории товаров или услуг. В этой графе также можно указать реквизиты договора. Например, предоплата за кондитерские изделия по договору № 95 от 15 ноября 2017 года. Если вы не только поставляете товары, но и оказываете определенные услуги, такие как монтаж, то это также нужно отразить. Например, написать: предоплата за поставку, доставку и установку климатического оборудования № 37 от 25 мая 2018 года.

Если авансируемые товары или услуги облагаются разными ставками НДС, то в счет-фактуре нужно указать ставки и суммы налогов для каждой строки. Графы с 1а – 6 не заполняются, что указано в статье 169 НК РФ.

В 7 графе указывается расчетная ставка, в 8 – сумма НДС с полученных средств, в 9 – вписывается аванс.

Особенности записи предварительной оплаты

1. При выставлении счетов-фактур пишется в графе “наименование товара…” или само наименование, или общее название группы товара, без предписания заблаговременной оплаты, договоров, счетов.
2. В графе No 1 наименование товара обязано отвечать названию, подтвержденному в соглашении на поставку товаров. Если подобное название будет общим (к примеру, нефтепродукты, кондитерские изделия). Помимо названия товаров, в счете-фактуре нужно указать реквизиты соглашения, в счет выполнения которого получили аванс (частичная оплата).
3. Запись “предварительная оплата” в счете на аванс создается автоматически.

Если нет данных для счетов фактур на аванс, тогда поступают по-другому. У отдельных предпринимателей зачастую появляются условия, какие не попадают под единый порядок. Проанализируем специальные случаи, сопряженные с оформлением хозяйственной операции.

Это даст возможность осознать, как быть со счетом непосредственно в книге покупок. Для учета действий и их контролирования данные документы фиксируются в особом журнале, специализированном для регистрации счета.

Регистрация авансового счета-фактуры

В настоящее время у бухгалтеров появилась возможность регистрации авансовых счетов-фактур в книге покупок и продаж (п. 2 приложения 5 Постановления Правительства № 1137). Если заказчик получил счет от поставщика по факту уплаченной предоплаты, то такой платежный документ можно отразить в действующей книге покупок. Сам исполнитель указывает счет в книге продаж. Когда продавцы получили предоплату за поставляемые товары, работы или услуги, им надлежит внести счет-фактуру на аванс в свою книгу покупок.

Эта новость существенно облегчит процедуру предъявления документации к вычету налога на добавленную стоимость. Не имеет значения, каким образом производится оплата — налично или безналично. Но если взаиморасчеты за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги производятся в безденежной форме, то авансовый счет не регистрируется в книге покупок.

Как покупателю следует заполнить книгу покупок

Для покупателя счет-фактура — крайне важный документ. Только при его наличии, верном заполнении и регистрации можно получить вычет входного НДС.

После перечисления аванса и получения от поставщика соответствующего счета-фактуры, документ следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в том квартале, в котором перечислен аванс. Графы 4, 6, 8 и 9, а также с 10 по 12, не заполняются, а в графе 7 отражаются данные о платежке на аванс.

Когда авансовый счет-фактура получен, НДС с предоплаты можно заявить к вычету. Но можно этого не делать, а подождать, пока будет произведена отгрузка, и заявлять НДС к вычету уже с отгрузочного счета-фактуры. Однако если выбран первый путь, ранее вычтенный по авансовому счету-фактуре НДС придется восстановить. Сделать это нужно в том периоде, когда товары, работы или услуги, под которые переводилась предоплата, получены и оприходованы. Если же НДС с аванса не заявлялся к вычету, то и восстанавливать нечего.

Когда получен отгрузочный счет-фактура, его также следует зарегистрировать в книге покупок. Сделать это можно после того, как полученные по нему товары, работы или услуги приняты к учету. Однако сразу регистрировать документ не обязательно — это можно сделать в любой из периодов в течение трех лет с момента оприходования товаров. Такой возможностью пользуются тогда, когда хотят заявить к вычету входной НДС по этим товарам в одном из следующих кварталов.

Когда счет – фактура на предоплату не оформляется

Все налогоплательщики, работающие с НДС, четко знают, что каждая продажа или предоплата оформляется соответствующими документами. За нарушение сроков предоставления покупателю документов контролирующие органы наказывают рублем.

Однако существует ряд случаев, когда документ на предоплату выписывать не нужно и это не будет являться нарушением установленного порядка.

Самым очевидным случаем является ситуация, когда налогоплательщик освобожден от перечисления НДС в бюджет. Получается, что если налогоплательщик не работает с НДС, то и выставлять авансовые счета – фактуры смысла нет. То же самое касается товаров или услуг, которые не облагаются налогом.

Второй случай, когда документ на предоплату не выставляется – это применение налогоплательщиком ставки налога 0%.

И последний момент. Авансовый счет – фактура не формируется, если у товара длительный срок производства и составляет больше полугода.

Как правильно выписать

В счете-фактуре должны содержаться следующие обязательные данные:

• Дата составления документа и номер. Если нумерация слишком длинная, то можно указать только последние три цифры.
• Во второй и шестой строках нужно отметить данные покупателя и продавца: адрес, ИНН, КПП, наименование компании или ФИО, если речь идет о физическом лице.
• В пятой строке прописывается номер и дата платежного документа предстоящей поставки. Но если покупатель рассчитался с организацией не деньгами, а иными материальными ценностями, этот пункт можно опустить.
• Седьмая строка должна отражать название и код валюты платежа. К примеру, российский рубль обозначается числом 643.
• Восьмую строку нужно заполнять только в том случае, если компания участвует в государственных тендерах или аукционах и получила платеж по заключенному контракту.

Когда выписывается счет-фактура на аванс и как ведется его учет

Как мы отметили выше, законодатель предписывает поставщику сформировать счет-фактуру для покупателя по факту реализации товара, выполнения работ, оказания услуг либо после получения предоплаты за соответствующие обязательства.

Из этого правила есть исключения. В соответствии с абз.3–5 п. 1 ст. 154 НК РФ, п.17 Правил ведения книги продаж счета-фактуры на аванс не составляются, если:

• период изготовления товаров более 6 месяцев;
• товары (работы, услуги) в соответствии с п. 1 ст. 164 НК РФ облагаются по ставке 0%;
• товары, работы, услуги не облагаются НДС или освобождаются от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ;
• налогоплательщик получил освобождение по ст. 145, 145.1 НК РФ.

Сроки фактического формирования авансового и отгрузочного счетов-фактур могут различаться в силу несовпадения сроков перечисления предоплаты за товар и его реализации. Однако в обоих случаях соответствующий документ должен быть составлен за 5 дней — с момента первого либо второго события (п. 3. ст. 168 НК РФ).

Особенности заполнения образца счета-фактуры на аванс

Счет-фактура на аванс должен содержать (исходя из требований п. 5.1 ст. 169 НК РФ):

• дату составления документа, порядковый номер (их нужно включать в строку 1);
• сведения о продавце и клиенте — названия фирм, их адреса, ИНН, КПП (в строках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б);
• данные о платежном документе, подтверждающем перечисление аванса — номер и дату (фиксируются в строке 5);
• название валюты расчетов, а также ее код — в соответствии с ОКВ (строка 7);
• название товара/работы, за что перечислен аванс — так, как оно звучит в договоре между организациями (в графе 1);
• ставку НДС, установленную в отношении конкретного вида товара — причем обозначаться она должна как расчетная — 10/110 или 20/120, а не 10 и 20% (в графе 7);
• величину исчисленного НДС — в рублях и копейках без округления (в графе 8);
• величину полученной предоплаты, также в рублях и копейках (в графе 9).

Образец заполненного счета-фактуры на аванс вы можете скачать на нашем сайте.

Все нюансы заполнения и выставления продавцом счета-фактуры на аванс разобраны в Готовом решении от КонсультантаПлюс.

Предписание указывать суммы НДС и предоплаты в рублях и копейках не округляя приведено в п. 3 Правил заполнения счетов-фактур, письме Минфина РФ от 22.04.2014 № 03-07-07/18585. Эта норма касается и отгрузочных счетов-фактур.

Сведений для остальных граф авансового счета-фактуры, по всей вероятности, у поставщика на момент составления документа не будет. Собственно, указание таковых и не требуется, если следовать положениям, содержащимся в п. 5.1. ст. 169 НК РФ. В свою очередь, при заполнении отгрузочного счета-фактуры они вполне могут иметься в наличии — как информация о грузоотправителе и грузополучателе, фиксируемая в 3-й и 4-й строках. Их обязательно нужно указывать в соответствующем документе так же, как и другие сведения, требуемые в соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ.

Итак, принципиальные отличия авансового счета-фактуры от отгрузочного заключаются:

• в менее строгих требованиях законодателя к заполнению (что объяснимо тем, что некоторых сведений, предусмотренных структурой формы, которая утверждена постановлением № 1137, у налогоплательщика может не быть в наличии);
• необходимости указания в документе ставки НДС как расчетной — в формате 20/120 или 10/110.

В то же время оба типа счета-фактуры имеют одинаковую юридическую силу в части реализации покупателем товара права на вычет НДС.

Ответственность за неправильное оформление

В случае грубого нарушения в оформлении документа (к примеру, не проставлены обязательные реквизиты), последний будет считаться ничтожным. А если его нет, а авансовые средства от клиента были отправлены, налоговая проверка просто так это не оставит.

Есть бухгалтеры, которые игнорируют требования налогового законодательства к обязательному оформлению счета-фактуры на аванс по каждому поступившему предварительному платежу. Однако данные противозаконные действия обязательно будут выявлены уже при первой налоговой ревизии, которая всегда просматривает, чтобы по каждой предоплате от клиента имелась своя счет-фактура.

В случае выявления подобных нарушений налоговый инспектор доначисляет НДС по каждой авансовой сумме за налоговый период. Однако сам налогоплательщик уже не имеет возможности получить вычет, потому что не предоставил информацию.

Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф с налогоплательщика за нарушение Правил ведения учета объектов налогообложения. За правонарушение в одном отчетном периоде взимается 10 тыс. руб., при повторном нарушении — до 30 тыс. руб.

Регистрация авансового счета-фактуры

В настоящее время у бухгалтеров появилась возможность регистрации авансовых счетов-фактур в книге покупок и продаж (п. 2 приложения 5 Постановления Правительства № 1137). Если заказчик получил счет от поставщика по факту уплаченной предоплаты, то такой платежный документ можно отразить в действующей книге покупок. Сам исполнитель указывает счет в книге продаж. Когда продавцы получили предоплату за поставляемые товары, работы или услуги, им надлежит внести счет-фактуру на аванс в свою книгу покупок.

Эта новость существенно облегчит процедуру предъявления документации к вычету налога на добавленную стоимость. Не имеет значения, каким образом производится оплата — налично или безналично. Но если взаиморасчеты за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги производятся в безденежной форме, то авансовый счет не регистрируется в книге покупок.

Предназначение счетов-фактур на аванс

Счет-фактура — это источник, который служит юридическим основанием для принятия компанией — приобретателем товара (работы, услуги) суммы НДС, входящего в структуру отпускной цены, к вычету, предусмотренному законодательством. Законодатель в п. 3 ст. 168 НК РФ прямо предписывает продавцу направить данный документ покупателю по факту получения предоплаты за поставленный товар (работу или услугу), равно как и при фактическом выполнении поставщиком своих обязательств.

Имея на руках авансовый счет-фактуру, организация-покупатель может, как если бы у нее имелся отгрузочный документ, воспользоваться правом на вычет НДС (п. 12 ст. 171 НК РФ).

Таким образом, авансовый и отгрузочный документы обладают одинаковой юридической значимостью. Законодатель установил форму, по которой они должны обязательно составляться — ее структура приведена в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Скачать форму счета-фактуры вы можете на нашем сайте.

При оформлении счета в программе 1C существует несколько способов его регистрации.

1. Регистрировать всегда при получении аванса. При выборе такого варианта все полученные авансовые счета будут регистрироваться автоматически по каждой начисленной сумме, за исключением авансов, которые были зачтены в день поступления.
2. Не регистрировать зачтенные в течение 5 дней. В этом случае счета будут созданы только на те суммы, которые не были зачтены в пятидневный срок с момента поступления. Этот метод помогает реализовать заложенное в налоговом кодексе требование о регистрации счетов в течение 5 дней (статья 168).
3. Зачтенные до конца месяца суммы не регистрируются. Данный вариант регистрации подойдет далеко не для всех случаев (иначе можно получить штраф за несвоевременную регистрацию).
   Выбирать его нужно только в тех ситуациях, когда поставки товаров либо услуги происходят непрерывно в отношении одного и того же лица.

   Он подойдет при авансовой оплате услуг интернет-доступа, связи, электричества, а также в других подобных этим ситуациях.

   То, что подобная практика не является нарушением, разъяснено в письме Министерства Финансов от 6 марта 2009 года. При этом счета подобного рода должны быть оформлены не позже, чем до 5 числа месяца, последующего за месяцем перечисления аванса.

   Например, услуги интернет-провайдера были оплачены авансом за июль. В такой ситуации авансовый счет потребуется оформить не позднее 5 июля того же года.

4. Не регистрировать счета, зачтенные до конца налогового периода. Использование этого пункта довольно спорно и может вызвать разногласия с налоговыми органами. Применять его следует лишь тем компаниям, которые готовы отстаивать свою позицию.
   Возможность выбрать этот вариант вызвана следующим: существует мнение, что наименование “авансовый платеж” не должно относиться платежам, начисляемым в том же периоде, в котором происходит и отгрузка, поскольку тогда они не соответствуют самому понятию “авансовый”.

   А раз так, то и составлять авансовые счета по текущему периоду не нужно. Правда, следует еще раз сказать, что при выборе такого варианта споры с налоговой службой будут обеспечены.

5. Вовсе не регистрировать поступающие платежи в качестве авансовых. Подходит он только для организаций, обозначенных в Налоговом Кодексе в статье 167. К ним относятся компании, имеющие длительный производственный цикл конечной продукции, превышающий срок в 6 месяцев.

Возврат аванса покупателю

Продавец может вернуть аванс покупателю. Основания для этого разные — от соглашения сторон до решения суда. НДС с возвращенного аванса можно принять к вычету, после отражения возврата в учете и расторжения договора.

Возврат аванса подтвердите документами, например платежным поручением с выделенным НДС на перечисление денег покупателю. Платежку зарегистрируйте в графе 7 книги покупок.

В бухучете постройте следующие проводки:

Дт 62 Кт 51 — возврат аванса покупателю;

Дт 68 Кт 76 — принят к вычету НДС.

Использовать вычет можно в течение года, право на возмещение налога в течение трех лет тут не действует.

НДС к вычету занесите в строку 120 раздела 3 декларации.

Похожие записи:

• Как подать на алименты, находясь в браке: порядок действий
• Что делать, если нет паспорта на счетчик воды
• Какой перерасчет пенсии положен после 40 лет стажа