Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.

Все должно осуществляться по плану, составленному руководителем. Причем этапность соблюдают в следующем порядке:

• Подготовительный период. Издается приказ директора, где прописывается срок проведения, что считают. Создается специальная комиссия из нескольких человек, где назначается главный. Определяются те лица, которые будут нести ответственность, если будут найдены нестыковки во время проверки.
• Все начинается с формирования описи имеющейся производственной собственности с описанием внешнего вида на сегодняшний день.
• Создается ведомость для сличения, где отражается информация, которая получилась при инспектировании, а также сведения, запечатленные в первоначальных документах.
• При несоответствии составляется акт, где будет все указано.
• По полученным данным оформляется справка. Помимо этого, вносятся преобразования в баланс, где отсутствующие деньги или другие ценности списываются. А оприходованные излишки, выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении, НДС и прибыль отражаются проводкой бухгалтера.

Инвентаризационная компания должна отчитываться на каждом этапе перед руководителем компании и главным экономистом.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Как оприходовать излишки при инвентаризации?

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. При этом необходимо использовать специальные формы ведомостей, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.

Документы должны содержать данные обо всех обнаруженных отклонениях, независимо от того, в какую сторону они получились — меньшую или большую. Недостачи списываются или переносятся на виновных лиц (решение принимает руководитель), а излишки необходимо оприходовать.

Существует также такое понятие, как пересортица — когда при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.

Почему образуются излишки и недостачи

Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.

Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:

• ошибки при инвентаризации;
• неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
• естественная убыль ТМЦ;
• хищения;
• ошибки в ведении складского учёта и др.

Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации

По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.

Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.

Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.

Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).

Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.

При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.

Как оформить и учесть недостачи

Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.

Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:

• Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
• Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли

Оприходование излишков при инвентаризации: проводки и налоговый учет

Принятие к бухгалтерскому учету обнаруженных ценностей происходит по рыночной цене, действующей на момент обнаружения (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Цену определяют самостоятельно или с помощью оценщика на основании выданного им отчета или справки.

Отражаются излишки строго в том месяце, в котором закончилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом если проверка была годовой, то ее результаты показываются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Обнаруженные ценности к бухгалтерскому учету принимаются как прочий доход. В связи с этим их поступление пойдет через кредит счет 91 (субсчет 1) в корреспонденции с дебетом счета, соответствующего обнаруженным объектам. Например, если после инвентаризации обнаружили излишки материалов, то бухгалтер сделает проводку: Дт 10 Кт 91.1. Когда речь идет о деньгах в кассе, запись будет другая: Дт 50 Кт 91.1. При этом излишки денежных средств принимаются по фактически выявленной сумме.

В налоговом учете излишки, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию как внереализационные доходы и учитываются при определении налога на прибыль (п. 2 ст. 250 НК РФ). При определении материальных расходов стоимость излишков определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода (п. 2 ст. 254 НК РФ). Это значит, что списать на убыток получится не рыночную стоимость принятых ценностей, а только налог на прибыль, уплаченный с них.

Что касается НДС, то при выявлении излишков и последующей передаче их в производство налог не начисляется – объекта обложения не возникает (п. 1 ст. 146 НК РФ). Он начисляется по общим правилам, если предприятие решило реализовать обнаруженные ценности.

По каким причинам появляются излишки?

После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:

• компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
• фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
• во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
• работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
• во время отпуска товаров были совершены ошибки.

Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.

Нюансы инвентаризации кассы

Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:

• наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
• денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
• ценные бумаги;
• БСО.

Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.

По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:

• в пути;
• на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.

Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.

Излишки товарно-материальных ценностей

Чаще всего инвентаризационная комиссия обнаруживает неучтенные на балансе фирмы товары и материалы. Излишки материально-производственных запасов нужно включать в состав внереализационных доходов. На это прямо указывает пункт 20 статьи 250 НК РФ. Закономерный вопрос, который при этом возникает – как правильно оценить найденные активы.

Финансисты всегда были склонны считать выявленные излишки товаров и материалов внереализационным доходом, полученным в натуральной форме. Это означает, что стоимость таких ТМЦ в налоговом учете нужно определять «исходя из цены сделки с учетом положений статьи 40» НК РФ (п. 5 ст. 274 НК РФ). То есть на основании рыночной цены (см., например, письмо Минфина от 20 июня 2005 г. № 03-03-04/1/7).

Напомним, что для базы по налогу на прибыль рыночными считают цены, которые действуют на данный или подобный товар в соответствующем периоде. Причем с учетом всех дополнительных факторов: колебаний спроса, потребительских свойств товара на момент продажи, срока годности и т. д. (п. 6 ст. 274, п. 3–11 ст. 40 НК РФ).

Учесть выявленные излишки во внереализационных доходах нужно либо после окончания инвентаризации, когда будет составлен акт инвентаризационной комиссии, либо на дату составления годовой бухгалтерской отчетности, то есть не позже 31 декабря текущего года. Какой метод налогового учета при этом применяет фирма (кассовый или начисления), значения не имеет (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Обнаруженные при инвентаризации активы компания может как списать в производство, так и продать. При этом полную стоимость выявленных ТМЦ включить в расходы не получится.

Налоговым кодексом предусмотрен специальный порядок выбытия таких активов при списании в производство. В этом случае в состав материальных расходов включают только 24 процента (ставка налога на прибыль) от рыночной цены выявленных излишков товаров и материалов (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Для реализации ТМЦ, найденных в результате инвентаризации, специальных правил в НК РФ нет. Но, по мнению финансистов, и в этом случае компании могут списывать часть стоимости активов в том же порядке. То есть в размере налога на прибыль от рыночной стоимости имущества (см., например, письма Минфина России от 18 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/841, от 25 октября 2007 г. № 03-03-06/4/140).

Таким образом, часть стоимости выявленных при инвентаризации излишков, которую можно учесть в налоговых расходах, определяют по формуле:

Рыночная цена излишков ТМЦ Х Ставка налога на прибыль

Заметим, что все сказанное справедливо при выбытии не только излишков ТМЦ, которые выявлены в ходе инвентаризации, но и имущества, полученного при демонтаже (разборке) выводимых из эксплуатации основных средств (п. 2 ст. 254 НК РФ).

НАША СПРАВКА

В бухучете излишки товаров или материалов, обнаруженные при инвентаризации, приходуют по рыночной цене. То есть по той, которая действует на такие или аналогичные ценности в данном периоде, а значит, ее можно выручить при продаже этого имущества. Информация о рыночной цене активов на дату их принятия к бухучету должна быть подтверждена документально или путем проведения экспертизы (п. 9 ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н, п. 10.3 ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н).

Отражать излишки в бухучете и отчетности нужно в месяце, когда окончена инвентаризация. А по годовой инвентаризации – в бухгалтерской отчетности за год (п. 5.5 приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49).

Излишки товарно-материальных ценностей при их передаче в производство или продаже в бухгалтерском учете списывают по себестоимости (см. п. 73, 91 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 201 г. № 119н). Иначе говоря, рыночную цену выявленных ТМЦ можно полностью учесть в бухгалтерских расходах. По этой причине у компаний возникнет разница между данными налогового и бухгалтерского учета. Ведь в налоговом учете отнести на расходы можно лишь часть стоимости списываемых излишков (а именно – 24 процента от стоимости).

Получается, фирмы, которые применяют ПБУ 18/02 (утв. приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н), должны делать проводку на сумму постоянного налогового обязательства.

Переучет позволяет решить ряд важных задач:

1. Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
2. Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
3. Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
4. Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
5. Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.

Каждый этап должен проводиться в соответствии с установленными стандартами. Проводится заполнение актов, описей, ведомостей. Их наличие позволяет упростить последующий анализ ситуации.

Точный перечень бумаг определяется с учетом отрасли и имеющихся ценностей.

Список наиболее распространенных форм

• Опись ОС – ИНВ-1;
• Ярлык – ИНВ-2;
• Опись товарно-материальных ценностей – ИНВ-3;
• Акт об отгрузке товаров – ИНВ-4;
• Опись о ТМЦ, находящихся на ответственном хранении – ИНВ-5;
• Сличительная ведомость с результатами расчетов ТМЦ – ИНВ-19;
• Бланк, в который вносятся изменения – ИНВ-24 (итоговый документ);
• Ведомость для итоговой сверки – ИНВ-26.

Готовим и проводим инвентаризацию

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Инвентаризация основных средств (излишки и недостача)

3 июня 2014 Учет основных средств

Инвентаризация основных средств – процедура, необходимая каждому предприятию. Инвентаризация – это процесс сверки фактического наличия объектов основных средств и их местонахождения с данными бухгалтерского учета. Эта важна процедура позволяет выявить несоответствия учетных и фактических данных, выявить излишки и недостатки.

Порядок проведения процедуры регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Прежде, чем начать инвентаризацию, нужно подготовиться – проверить следующие моменты:

• Наличие и правильность заполнение документов по основным средствам: инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и прочих документов;
• Наличие технической документации на основных средства;
• Наличие документов на арендованные объекты, а также на переданные в аренду.

Если какие-либо документы не найдены или испорчены, то их следует восстановить, получить или оформить.

Перед началом процедуры с материально-ответственных лиц берется расписка о том, что все объекты находятся по месту назначения и учтены.

Инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

• Контрольная проверка;
• Смена материально-ответственного лица;
• Очередная плановая проверка и пр.

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:

• не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
• не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).

Похожие записи:

• Как продать квартиру с арестом от пристава в 2022
• Лицевой счет работников по форме Т-54
• Как происходит компенсация морального вреда в гражданском праве