Зарплата умершего сотрудника в отчетности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зарплата умершего сотрудника в отчетности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Общее правило гласит: за сотрудника, который умер, получить его выплаты могут родственники и лица, бывшие у него на иждивении (ТК РФ, ст. 141). Однако на практике определить, кто должен получить деньги, бывает не так просто.

Нормативное регулирование

Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Заработная плата, которая не была получена к дню смерти сотрудника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

Согласно статье 1183 ГК РФ, не позднее четырех месяцев со дня смерти сотрудника зарплату, им не полученную, можно выплатить члену его семьи. Для этого необходимо предоставить работодателю заявление, свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство, — свидетельство о браке, о рождении и т. п. В течение недели со дня получения документов необходимо выплатить зарплату и другие причитающиеся сотруднику деньги (ст. 141 ТК РФ).

В силу подпункта 3 пункта 3 статьи 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физлица-налогоплательщика.

У организации не возникает обязанности налогового агента по НДФЛ с сумм вознаграждения, начисленного сотруднику, который умер, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи (письма Минфина России от 06.03.2020 № 03-04-06/16879, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142). Следовательно, в отчетности по НДФЛ такие суммы не отражаются.

После смерти застрахованного лица также не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования — получение физическим лицом пенсионного, медицинского обеспечения и обеспечения по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности. Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292, от 23.06.2015 № 17-3/В-307). Но в письме Минфин России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 подчеркнул, что датой выплат в целях исчисления взносов является день начисления указанных сумм (ст. 424 НК РФ). Из этого следует, что если вознаграждения начислены до даты смерти сотрудника (то есть когда он еще был застрахованным лицом), они признаются объектом обложения страховыми взносами (в качестве выплаты в рамках трудовых отношений). Это правило действует вне зависимости от даты выплаты указанных сумм после смерти сотрудника членам семьи или иждивенцам. Следовательно, не облагаются страховыми взносами только те суммы (зарплата, компенсация отпуска и т. п.), которые начислены сотруднику после его смерти. Поэтому в отчетности по страховым взносам отражаются только суммы, которые начислены до даты смерти сотрудника.

Премии в виде поощрения

Другой случай — премия в виде поощрения. Она тоже непосредственно связана с показателями труда, но не входит в заработную плату. Такая премия начисляется, например, по итогам периода (квартала, полугодия, года). Решение о ее выплате, как правило, принимается уже по его окончании и подведении итога деятельности. Часто такие премии начисляются спустя достаточно продолжительное время после окончания квартала или года. И если работник увольняется вначале следующего периода, то премию он перед увольнением получить никак не может, поскольку ее еще нет. На такие случаи нормы статьи 140 ТК РФ не распространяются, а вопросы премирования уволенного сотрудника должны решаться в зависимости от того, что прописано в договоре и внутренних документах.

Если из положений локальных актов следует, что сотруднику, который позже уволился, премия должна быть выплачена, то это обязательно нужно сделать. Тот факт, что человек больше не работает в организации, не может стать основанием для лишения его премии, ведь она положена ему за отработанный период.

Сроки осуществления выплат

Выплатить начисленную сумму предприятие может в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника.

То есть, на об­ра­ще­ние к ра­бо­то­да­те­лю за по­лу­че­ни­ем при­чи­тав­ших­ся умер­ше­му работ­ни­ку предприятия сумм у родственников, супругов и лиц, которые находились на иждивении умершего есть 4 ме­ся­ца со дня смер­ти этого работ­ни­ка (п. 2 ст. 1183 ГК РФ).

Если за этот период родственники не обратились, тогда вся сумма плюсуется к наследству.

В случае если наследства нет, тогда деньги остаются у работодателя.

А если день­ги для вы­пла­ты были сняты со счета ра­бо­то­да­те­ля, но за ними никто не об­ра­тил­ся в те­че­ние 5 ра­бо­чих дней, то их нужно де­по­ни­ро­вать (п. 6.5 Ука­за­ния Банка Рос­сии от 11.03.2014 N 3210-У).

Предприятие должно выплатить всю сумму в течение одной недели после обращения родственников.

То есть на вы­пла­ту у ра­бо­то­да­те­ля есть одна неде­ля со дня, когда член семьи/иждиве­нец обратился за получением выплаты (ст. 141 ТК РФ).

Налогообложение и страховые взносы

Ни НДФЛ, ни страховые взносы не вычитаются из выплат, полученных в связи со смертью сотрудника, что обосновывается в следующих нормативных актах:

• пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ говорит о том, что обязанности по уплате налога и страховых взносов прекращаются в связи со смертью налогоплательщика;
• пп. 8 п. 1 ст. 217 НК РФ запрещает взимать налог с пособия на погребение, а п. 8 этой же статьи – с материальной помощи, выплаченной работодателем умершего его семье;
• п. 18 ст. 217 НК РФ – не подлежат налогообложению суммы, полученные в порядке наследования (если заработная плата и иные выплаты перешли в наследственную массу и были получены родственниками уже через нотариуса);
• пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ – запрет на взимание стразовых взносов с пособия на погребение.

Виды компенсаций при смерти работника

Рассмотрим, какие компенсации должны быть выплачены после смерти работника:

Порядок оказания материальной помощи при смерти сотрудника – размер выплаты родственникам умершего, налогообложение

Материальная помощь — единовременная финансовая поддержка для нуждающегося сотрудника или членов его семьи в сложной ситуации, например в связи со смертью (родственника или самого работника).

Ее может оказать государство (через Фонд соцстраха), профсоюз или работодатель.

Порядок начисления, оформления и налогообложения выплат в последнем случае имеет свои особенности. Как получить мат помощь при смерти родственника, читайте здесь, а о выплате при гибели сотрудника написано ниже.

Нормативно-правовые документы

Отношения между работником и работодателем вот уже ни один десяток лет регулирует трудовой кодекс. Именно этот нормативно правовой акт освещает все аспекты взаимоотношений сторон, от начала их заключения и до разрыва. Не обошел стороной кодекс и вопрос безвременной кончины работника.

Статья 83 ТК РФ предусматривает расторжение договора между сторонами трудовых отношений в случае смерти работника. Вопрос о передаче трудовой книжки при невозможности выдаче ее работнику лично в руки освещает статья 84.1 ТК РФ, также содержащаяся в трудовом кодексе.

О том, какую запись необходимо ставить в трудовой книжке в случае смерти работника, написано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

На основании этих законодательных актов сотрудники отдела кадров и бухгалтерии разрывают трудовые отношения с умершим работником.

Денежные средства, которые недополучил покойный за свою трудовую деятельность не остаются на счету работодателя. Они распределяются между наследниками умершего, в соответствии с Гражданским кодексом.

В случае, если смерть произошла на производстве, то есть в самом месте работы и не имеет случайный подтекст, то имеет место обращение к Уголовному кодексу нашей страны.

Оформление документов и расчеты с членами семьи умершего работника

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 6

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И РАСЧЕТЫ С ЧЛЕНАМИ СЕМЬИ УМЕРШЕГО РАБОТНИКА

Иногда складывается такая ситуация: работник организации умер, и его смерть не связана с несчастным случаем на производстве. Такое бывает достаточно редко, в связи с этим у работников кадровой службы и бухгалтерии могут возникнуть различные вопросы, связанные с оформлением определенных документов. В статье расскажем, как правильно оформить документы о прекращении трудовых отношений при этом и расчеты, имеющие отношение к такому сотруднику.

В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ трудовой договор подлежит прекращению в связи со смертью работника. В этом случае работодатель обязан издать приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Документом, являющимся основанием для прекращения трудового договора, станет копия свидетельства о смерти. По общему правилу днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (ст. 84.1 ТК РФ). Трудовой договор должен быть прекращен в день смерти работника. До указанного дня работодатель в табеле учета рабочего времени (форма Т-12, утверждена Постановлением N 1) дни неявки данного сотрудника обозначает буквенным кодом «НН» — «неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)» или цифровым «30». Отметим, что данные дни не подлежат оплате, если только родственники не предъявят лист нетрудоспособности.

Трудовая книжка. Согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. В настоящее время действует Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень). Согласно ст. 664 Перечня невостребованные подлинные личные документы, в частности трудовые книжки, хранятся 75 лет.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Производим выплаты, положенные умершему сотруднику

Напомним, что согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, причем произвести эти выплаты в день увольнения работника. К ним относятся:

— неполученная заработная плата;

— компенсация за использованный отпуск;

— суммы, полагающиеся работнику в случае увольнения;

— выплата пособия по временной нетрудоспособности (если работник находился на больничном и был предъявлен листок нетрудоспособности);

— другие суммы, которые предусмотрены трудовым и коллективным договором.

Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным требования о расчете. Что касается зарплаты, не полученной работником из-за его смерти, она выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ).

Правовые нормы выплаты зарплаты умершего сотрудника

Российское законодательство подразумевает, что зарплата переводится работнику на его банковский счет, который привязан к карте банка, или лично в руки через кассу предприятия. Но после смерти сотрудника ситуация меняется и перед работодателем встает вопрос, что делать с положенной ему зарплатой.

Важно

Неправильно проведенная выплата может стать причиной дополнительных расходов и штрафных санкций!

В сфере выплаты зарплаты умершего сотрудника, всем работодателям нужно руководствоваться следующими актами и нормативно-правовыми документами:

• Статья 22 российского Трудового кодекса. Она обязует работодателя в полной мере и вовремя выплачивать зарплаты всем сотрудникам.
• Статья 83 ТК России регламентирует ситуации, когда трудовой договор прекращает действовать по независящим от сторон обстоятельствам, в том числе с связи со смертью работника.
• Статья 136 ТК. Она посвящена порядку выплаты зарплаты самому работнику и отдельным лицам в случаях, когда это предусматривает законодательство.
• Статья 141 ТК. Она касается как раз выплаты зарплаты в случае смерти сотрудника, регулирует ее порядок, сроки, а также обозначает круг лиц, которые могут претендовать на получение денег.

Указанные статьи Трудового кодекса помогут работодателю сделать все правильно, не нарушив законодательные нормы. Мы тоже поможем вам в этом. А увольнению умершего сотрудника посвятим одну из следующих статей.

Компенсации, выплачиваемые в случае смерти работника.

Статьей 184 Трудового кодекса установлено: если повреждение здоровья или смерть работника произошли из-за несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, ему (или его семье) должен быть возмещен утраченный заработок (доход). Кроме того, возмещаются дополнительные расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию, если они связаны с повреждением здоровья.

В случае смерти сотрудника причитающиеся ему выплаты необходимо выдать его родственникам после предоставления ими соответствующих документов. Выплатить зарплату работодатель обязан в течение недели со дня подачи документов. Кроме заработной платы работодатель должен выплатить членам семьи компенсацию за все неиспользованные отпуска. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, то удержание производить не нужно. Начисление страховых взносов и НДФЛ на заработную плату умершего сотрудника не производится.

Законодательные акты по теме

Другие выплаты при смерти работника

Кроме выплат, которые причитаются сотруднику при расторжении трудового договора, родственникам умершего могут полагаться и другие выплаты в связи со смертью работника.

Одной из таких денежных выплат является социальное пособие на погребение, если родственники или супруг похоронили умершего за свои личные средства и обратились к работодателю с просьбой о выплате пособия, оформленной письменно — заявлением. Обратиться за пособием необходимо не позднее полугода с даты смерти человека.

Работодатель выплачивает пособие на погребение жене/мужу или родственникам, которые несут расходы по погребению умершего работника. Базовый размер пособия на погребение составляет 4000 руб. Ежегодно данная сумма индексируется, однако с 1 января 2016 года по 31 декабря 2016 года индексация пособий исходя из прогнозируемого уровня инфляции временно приостановлена. С 1 февраля 2017 года предусмотрена индексация пособий исходя из индекса роста потребительских цен за 2016 год, равного величине 1,054.

Таким образом, размер пособия составляет:

• в 2016 году и в январе 2017 года – 5277,28 руб.;
• с 1 февраля 2017 года – 5562,25 руб. (5277,28 руб. × 1,054).

Похожие записи:

• Налогообложение ИП в 2022 году
• Можно ли не платить штрафы ГИБДД
• Проезд на красный свет светофора: штраф 2023 года