Товарная накладная ТОРГ-12: бумажная и электронная
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Товарная накладная ТОРГ-12: бумажная и электронная». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Что это за документ — унифицированная форма ТОРГ 12: требования к оформлению
Осуществляя торговлю, совсем необязательно придерживаться установленного типа составления. Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью и коммерческие организации имеют право модернизировать утвержденные бланки, соблюдая при этом обязательные требования. Таким образом, можно сформировать ТН, полностью соответствующую собственным предпочтениям и особенностям бизнеса. Сделать это возможно одни из двух доступных способов:
- путем внесения дополнений в унифицированный образец (проставить добавочные реквизиты, необходимые для более полного отражения хозяйственной деятельности предприятия);
- составить совершенно новый, ранее не задействованный вариант.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Чем товарная накладная отличается от транспортной
Эти накладные считаются документами, которые должны сопровождать товар. Однако они ни в коем случае одна другую не могут заменять. Эти документы имеют существенные различия:
- Товарная накладная используется при переходе товара в право собственности покупателя. При этом он имеет возможность забрать свою покупку любым удобным для себя способом. Независимо от выбранного варианта доставки товара эта накладная просто необходима. Здесь отображаются не только характеристики продаваемых ценностей, но и подробные условия совершенной сделки;
- Транспортная накладная используется лишь тогда, когда товар у покупателя забирает служба доставки. Данный документ не содержит никакой информации о покупке-продаже. При оформлении документа продавец списывает товар, и при получении он приходуется покупателем. Оформляется ТТН при использовании любого транспорта для перевозки. Проще говоря, на время транспортировки за товар отвечает перевозчик. Причем ТТН используется не только при перевозке груза со склада продавца на склад покупателя. Данный документ используется, если груз перевозится между складами, принадлежащими одной компании.
Накладные подразделяются на различные виды. Различают формы по целям и особенностям оформления. Существуют эти виды:
- Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
- Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.
Транспортная накладная, в свою очередь, подразделяется еще на ряд видов. Подразделение на виды выполняется на основании транспорта, используемого при грузоперевозке. К примеру, есть авиационные, автотранспортные, ЖД накладные.
Что собой представляет
Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.
Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.
По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.
Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.
С помощью данного документа происходит документальная фиксация оптовых поставок покупателям. Для формирования необходимо задействовать типовой бланк установленного образца или разработать альтернативную версию, полностью соответствующую требованиям. Заполнять самостоятельно созданную ТН следует с соблюдением всех правил, предусмотренных законодательством.
Инструкция, как правильно заполнить документ
Унифицированная форма ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 от 25 декабря 1998 года. С этого времени не было утверждено каких-либо новых вариантов этой простой и удобной формы, именно ее и продолжают использовать в большинстве организаций. Оформляется товарная накладная ТОРГ-12 при отпуске ТМЦ со склада как в электронном, так и в бумажном вариантах (о нюансах оформления ТН в печатном и электронном вариантах читайте ).
Подписывается товарная накладная ТОРГ-12 руководителем (управляющим) организации, главным бухгалтером либо уполномоченным лицом (при наличии доверенности). Очень часто возникает вопрос — обязательна форма ТОРГ-12 или нет? Согласно закону, организация вправе использовать бланки, разработанные самостоятельно.
Товарная накладная ТОРГ 12 — это первичный бухгалтерский документ. Применяется она для оформления и фиксации факта проведения операций по отпуску, приему или продаже товара, а также и иных материальных ценностей от поставщика сторонней компании.
Товарная накладная оформляется на специальном бланке-форме ТОРГ-12, утвержденной Госкомстатом РФ постановлением от 25. 12.1992 № 132.
Но каждому предприятию разрешено применять и свою форму товарных накладных, но она обязана содержать определенные данные: дата составления, название или код товара, стоимость и количество, адреса и реквизиты компаний отправителя и получателя, должности лиц, принимающих товар, а также их подписи и печати. Но всегда нужно помнить, что налоговой может «не понравиться» такой документ, и рекомендуется придерживаться формы ТОРГ-12.
Что собой представляет
Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.
Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.
По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.
Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.
Товарная накладная ТОРГ-12
Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.
ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).
ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.
Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).
Здесь можно .
Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:
- ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
- Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
- В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
- В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
- Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
- Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
- В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
- Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.
На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.
Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в любой ТН?
Товарная накладная любой формы должна включать в себя следующие реквизиты:
- номер и дата составления;
- полное название ООО или ИП и реквизиты обеих сторон – отправителя и получателя (о том, зачем нужна ТН для ИП и как ее оформить, читайте тут);
- основание отправки продукции (например, договор, счёт и т.д.);
- отправляемые номенклатурные позиции с указанием наименования товаров, общего количества и стоимости (как правило, оформляется в виде таблицы);
- ФИО, должности и подписи (с расшифровкой) лиц, разрешивших отправку груза, отпустивших его со склада и получивших со стороны покупателя соответственно;
- печати обеих сторон (при наличии печатей).
Датой составления торговой накладной считается день, в который была совершена операция купли-продажи материальных ценностей, но она не всегда совпадает с датой подписания накладной. В некоторых случаях накладную составляют за несколько дней до совершения торговой операции. Поэтому датой поставки товара считается именно дата подписания документа, а не дата, указанная в графе «Дата составления».
Что касается графы «Номер документа», то в этой графе указывается порядковый номер накладной на предприятии. Каких-то особых требований к нумерации не установлено.
Товарную накладную необходимо оформлять в 2-х экземплярах, один из которых остаётся у поставщика, а другой отдаётся покупателю. Таким образом, обе стороны на основании данных этого документа отразят детали совершённой операции в учётном листе.
Рассматриваемая нами ТН выступает подтверждением передачи/реализации продукции сторонней компанией. Поэтому относится к разряду внешней документации.
Собирая информацию, как оформить товарную накладную ТОРГ-12 и узнать обязательные реквизиты для заполнения, важно помнить о ряде нюансов. Данная форма хоть и представляет собой универсальный вариант, по всем параметрам соответствующий требованиям законодательства в этой сфере, единой все-таки не является. Предприниматели вправе задействовать иные версии. Так, по закону допускается разработать и составить ТН самостоятельно.
Занимаясь составлением документа, необходимо учитывать все обязательные пункты, которые должны отображаться на бумаге. С этим у многих возникают трудности. В итоге нередко возникают недопонимания при взаимодействии с представителями проверяющих инстанций. Именно поэтому подавляющее большинство компаний все же отдают предпочтение двенадцатой форме.
ТОРГ-12. Товарная накладная
- Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
- Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада. Узнать больше >>
|
|
Товарно-транспортная накладная
Ещё одной важной сопроводительной бумагой торговой сделки является товарно-транспортная накладная (ТТН). Если передача материальных ценностей происходит не из рук в руки, а с применением транспортного средства, без ТТН не обойтись, она входит в пакет первичной документации наряду с ТН. Причём неважно, с помощью чьего транспорта осуществляется перевозка, поставщика, покупателя или постороннего транспортного предприятия.
Водитель каждого транспортного средства, участвующего в перевозке, должен иметь на руках свой экземпляр транспортной накладной на одну или несколько партий товара. Всего ТТН составляется в 3 одинаковых комплектах: для перевозчика, поставщика и покупателя. То же самое касается подписей уполномоченных лиц, к подписям сторон сделки добавляется подпись представителя перевозчика и самого водителя.
Как первичный документ, ТТН нужна:
- для подтверждения расхода на бензин;
- для легализации груза в случае возникновения вопросов от сотрудников ГИБДД;
- для подтверждения дохода от перевозки.
Две формы действующих бланков транспортных накладных можно найти:
- в Постановлении Госкомстата № 78 от 28.11.1997;
- в Постановлении Правительства № 272 от 15.04.2011.
Предприятие может выбрать одну из двух форм ТТН, наиболее подходящую в условиях своей работы, так как каждая из них применяется до сих пор.
Транспортная накладная отличается от товарной дополнительным разделом с данными перевозчика. Там указываются сведения о водителе, о транспортном средстве, цене за оказание транспортных услуг. На первом листе документа также должны присутствовать адреса грузоотправителя и грузополучателя.
Правила заполнения товарной накладной.
Составляется в двух экземплярах уполномоченным лицом, один экземпляр остается у продавца, второй передается покупателю. Накладная служит основанием для списания/оприходывания товара.
Дата составления накладной – это дата отгрузки товара.
Строка «Грузоотправитель»:
- Если грузоотправителем является сторонняя организация, которая действует на основании устава. Указываются ее реквизиты, в соответствии с учредительными документами.
- Если это структурное подразделение поставщика. Указываются реквизиты поставщика, местоположение подразделения.
- Если грузоотправитель — поставщик товара. Указываются реквизиты поставщика, в соответствии с учредительными документами.
«Грузополучатель» прописывается полное (или сокращенное) наименование грузополучателя, в соответствии с учредительными документами, адрес.
«Поставщик» прописывается полное (или сокращенное) наименование поставщика, согласно учредительных документов.
«Плательщик» — полное (или сокращенное) наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.