Образец служебной записки на командировку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки на командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.

Какие пункты и формулировки должна содержать

Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:

• в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
• в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
• ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
• ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.

Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О подтверждении факта пребывания в командировке.

Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.

Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.

Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.

Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.

Приложение:

Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.

Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.

Отчет о проделанной работе.

21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.

Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку

Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.

Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.

Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.

Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.

Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.

Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.

Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.

Как составить служебную записку на командировку

Единых требований к составлению служебной записки не предусмотрено. Поэтому каждое предприятие вырабатывает собственный порядок ее оформления с учетом некоторых обязательных условий.

Работнику остается только от руки заполнить выданный ему бланк. Согласно ст. 9 закона № 402 «О бухучете» от 06.12.2011 года, обязательно соблюдение следующих условий:

1. Если нет фирменных бланков данного предприятия, записку составляют на стандартном листе А4.
2. Документ пишется на имя руководителя организации или другого лица, которым было подписано распоряжение о направлении в командировку.
3. Указываются ФИО командированного, его паспортные данные, должность.
4. Вписывается наименование документа.
5. Далее идет основная часть с подробным описанием причин направления в командировку, ее целей, пишется, кто и кем был направлен и на какой период.
6. Обязательно упомянуть какой транспорт применялся: личный или рабочий. Указываются номера автомобиля, информация о водителе.
7. Отмечается продолжительность поездки: ее начало и конец.
8. Далее идет приложение, где перечисляются все документы, которые прилагаются к данной служебной записке. Чем больше документов, тем лучше для бухгалтерии для проведения расчетов и выплат.
9. Внизу ставится подпись и дата составления записки.

Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку

Нужно ли директору оформлять служебную записку, если он отправляется в командировку на личном или служебном транспорте?

Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

• Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку
• Нет, не обязательно.
• Однако служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Сообщение об использовании своего транспорта

СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.

Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Служебная командировка и служебная записка

Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

• За работником сохраняется основное рабочее место;
• Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
• Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Заявление на командировку в выходной день — правила написания

Оборот «командирование в выходной день» включает в себя 3 случая:

• сотрудник командирован на работу в нерабочий день;
• время в пути выпадает на выходные;
• ее длительность составляет не менее 7 дней.

В данной ситуации следует рассматривать 1 и 2 случаи, поскольку лицо будет выполнять свои трудовые обязанности в выходной день, включая время пребывания в пути. Соответственно, дополнительно к вышесказанному следует оформить привлечение к работе в выходной день.

Для этого следует заручиться одобрением сотрудника, где должно быть отображено следующее:

• согласие/несогласие на работу в выходные;
• форма компенсации: в виде дополнительного дня отдыха либо двойной оплаты.

Положение о служебных командировках — образец 2020

• Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
• Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
• Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
• Описание в положении процесса направления в командировку
• Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
• Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
• Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
• Положение о командировках про оплату суточных
• Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
• Итоги

Правила оформления командировки

служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.

До начала 2020 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

1. соответствующий приказ руководства;
2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

• о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
• авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

Похожие записи:

• Субсидиарная ответственность учредителя и директора ООО по долгам в 2022 году
• Варианты пассивного заработка в интернете 2022
• Когда нужно менять шины и что сейчас стоит об этом знать