Порядок заполнения справки 2‑НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок заполнения справки 2‑НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждый работодатель знает о своей обязанности своевременно подавать справки 2-НДФЛ на каждого работника в ФНС. Более того, штраф предусмотрен не только за нарушение сроков, но и за отображение неверных сведений.

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Всегда ли банки требуют справку

Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.

В Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» нужно указать сведения о доходах, начисленных и фактически полученных вашими работниками, как штатными, так и по ГПД, в денежной, натуральной формах, в виде материальной выгоды. Указывать нужно доходы по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов по каждой ставке налога.

Если заполняете справку с признаками 1 или 3, в Приложении нужно указать в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов работником.

Если заполняете справку с признаками 2 или 4, в Приложении нужно указать сумму фактически полученного дохода, с которой компания не смогла удержать НДФЛ.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в данном Приложении указывать не нужно.

На каждой странице справки нужно указать достоверность и полноту сведений:

• «1», если справку представляет налоговый агент;
• «2», если справку представляет уполномоченный представитель.

Когда может потребоваться?

Обычно вопросом о том, для чего нужна справка о доходах и как правильно заполнить ее, задаются рядовые сотрудники, которые ранее с этим документом не сталкивались. Важно понимать, что эта форма документа заполняется работодателем без участия работника. Ему достаточно запросить ее и вовремя получить. Остальное – дело бухгалтера.

Сегодня обычному человеку все чаще может требоваться справка о доходах, и основанием для этого является не простое любопытство, а необходимость предоставления документа в различные органы. Возможны следующие ситуации, в которых требуют справку о доходах:

• Человек решил взять кредит в банке, а для подтверждения платежеспособности нужна справка о доходах. Требуется она не всегда, но позволяет получить наиболее выгодные условия кредитования (т. к. стабильный доход увеличивает надежность клиента, а значит, банк может полагать, что деньги ему будут выплачивать вовремя). Будьте внимательны, в отличие от обычной формы 2-НДФЛ такая справка о доходах может составляться не за календарный год, а за последние несколько месяцев (обычно за 3 или 6).
• Человек собирается ехать в страну, где предусмотрен визовый режим. Официальное подтверждение доходов в этом случае – стандартная процедура.
• Гражданин хочет оформить на себя или свою семью какую-то льготу, субсидию. Например, пособие для малообеспеченной семьи. Тогда справку о доходах может потребоваться собрать всем членам семьи.
• Для получения налогового вычета. Возникновение права на него может быть связано с получением медицинских услуг, покупкой квартиры или обучением.

Разновидности документа

Работники, как правило, за всю свою жизнь сталкиваются только со справкой о доходах по форме 2-НДФЛ. На самом же деле вариантов отчета в ФНС куда больше. Причем каждая форма справки имеет свое назначение и особенности. Возможны следующие варианты:

• 2-НДФЛ. Наиболее известная и часто запрашиваемая форма справки. В случае подачи ее в ФНС используется единая форма. Такая справка заполняется на каждого сотрудника отдельно.
• 3-НДФЛ. Эта форма появилась недавно – в 2017 году. Причем заполняется она физическими лицами самостоятельно и подается в отдельных случаях. К таковым относятся следующие: человек выиграл в лотерею, получил в дар недвижимость или иное имущество, включая акции (не нужно отчитываться только за подарки, которые были сделаны близкими родственниками), получение дохода из другой страны или иного лица, который не выполняет перед получателем функции налогового агента.
• 4-НДФЛ. Это, пожалуй, самая редкая форма справки. В ней отображаются сведения о предположительном доходе. Передается она адвокатами, лицами, ведущими частую практику, а также предпринимателями, которые работают на ОСНО.
• 6-НДФЛ. Это форма документа появилась только в 2016 году. Она формируется работодателем. В документе отображаются сведения о налоговых удержаниях со всех сотрудников предприятия. Подается такой документ в ФНС раз в квартал и является заменой остальных форм этого документа.

То, как именно передавать справку, зависит больше от желания сотрудника. Обычно граждане приносят ее лично, реже – отправляют по почте или передают через доверенное лицо. Если же подать справку должен работодатель, он делает это лично на бумажном носителе или в электронном варианте (этот способ может быть обязательным – зависит от списочной численности работников).

Ошибки, которые часто допускают бухгалтеры

Недостоверные сведения, указанные при составлении справки 2-НДФЛ, могут обернуться проблемами как для физического лица, который предъявит документ по месту требования, так и для предприятия, подавшего неверную отчетность. Ошибки в 2-НДФЛ бывают разными и являются основанием для распечатки нового бланка. Самыми распространенными ошибками являются:

• помарки и опечатки на бланке – исправлять ошибку нельзя, такой документ считается испорченным;
• неправильные математические расчеты;
• отсутствие подписи ответственного бухгалтера и расшифровки возле поля «Налоговый агент»;
• подпись поставлена ручкой не синего цвета, или подпись перекрывается печатью;
• штамп стоит не в том месте, где должен быть – возле соответствующей пометки «М.П.».

К оформлению этого документа нужно подходить внимательно. Получив справку на руки, желательно проверить ее, и в случае обнаружения ошибки сразу вернуть бухгалтеру.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ?

Если 2-НДФЛ – это справка о доходах, то 3-НДФЛ – налоговая декларация. Форму 2-НДФЛ заполняет бухгалтер, а декларацию – сам заявитель. Гражданин должен самостоятельно принести 3-НДФЛ, в то время как справка о доходах подается в виде отчетности в налоговую инспекцию без ведома сотрудника.

Главное отличие между этими двумя отчетными документами заключаются в следующем: форма 2-НДФЛ содержит информацию об официальной заработной плате и налогах, уплаченных работодателем, а 3-НДФЛ включает не только доходы от официальной занятости, но и дополнительные средства, которые не относятся к доходам, получаемым от основной работы. Например, гражданин продал недвижимость или автомобиль, значит, у него появился дополнительный доход, который по закону также должен быть обложен налогом. Декларация не отменяет необходимости подачи 2-НДФЛ, а считается более расширенной формой отчетности физических лиц.

Форма справки 2-НДФЛ, оформляемая нанимателем для ИФНС

Обновленный бланк справки 2-НДФЛ, оформляемой налоговым агентом для ИФНС, представлен Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. Его изменения коснулись меньше всего. Актуальный бланк справки по-прежнему состоит из пяти разделов, но из него удалены некоторые строки. Обобщая все изменения, следует отметить:

1. Теперь в бланк не нужно вносить сведения о признаке, № корректировки, коде ИФНС, а также реквизиты уведомления о вычете.
2. В отношении справки 2-НДФЛ для налоговой введено ограничение по форме ее подачи. Начиная с 2022 г. представлять ее в ИФНС на дисках, флешках и прочих носителях не разрешается.

Форма заполняется путем занесения текстовых, цифровых и кодовых показателей. Расшифровка кодов имеется в соответствующих приложениях к распоряжению ФНС, их следует учесть для правильного отображения «зашифрованной» информации. Остальные сведения заносятся по разделам обычным порядком, стандартно.

Первый раздел бланка содержит реквизиты нанимателя (телефон, ОКТМО, ИНН и ФИО для ИП, КПП и сокращенное название для юрлиц). Во втором разделе записывают персональные данные физлица (инициалы, действительный статус, код страны, ИНН, паспортные данные и др.).

Далее указывают информацию по облагаемым доходам (разд. 3), предоставленным вычетам по месту постоянной работы (разд.4) и общим, излишним суммам дохода, а также налога (разд. 5). Справку можно оформить на бумаге либо в электронном виде и подать ее в ИФНС по месту своего учета посредством ТКС.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

1. Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
2. Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
3. Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
4. Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ для банка? Как правило, ничем принципиальным заполнение документа, да и сам он ничем не отличается. Главное назначение этого документа: подтвердить существующие и заявленные доходы физического лица.

Форма заполнения стандартная: справка должна быть заполнена в электронном виде, на печатной машинке или составлена от руки разборчивым почерком. Таким образом, заполнение обычной ручкой, согласно налоговому законодательству, допустимо, хотя так мало кто делает. А вот банк может выставить свои требования и отказаться от такого варианта.

Банковские работники могут и не сказать прямо, что не принимают 2-НДФЛ, заполненную от руки, а просто отказать в выдаче кредита или иной услуги без объяснения причины. Лучше, во избежание такой ситуации, не рисковать и принести справку, оформленную на компьютере.

Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ

В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.

К особенностям оформления и получения документа относят следующее:

• Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
• Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
• 2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
• В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
• Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
• Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.

Ошибки при заполнении параграфов справки

Оформление документа предполагает использование стандартного бланка. Не допускаются зачеркивания, подчеркивания, использование белого корректора и цветного маркера. Самые распространенные ошибки, которые допускают бухгалтера при составлении документа:

• Неправильно указан формат даты выдачи документа. Правила допускают следующий стандарт: Число. Месяц. Год.
• Некорректно заполнено поле «налоговый агент». В данном параграфе должна стоять виза (подпись) сотрудника бухгалтерии, уполномоченного для выдачи документа. Виза проставляется только синими шариковыми чернилами, и не закрывается мокрой печатью.
• Нахождение печати допускается только в определенном месте «М.П». Реквизиты штампа должны четко просматриваться и быть однородными.

Любые технические огрехи, неправильность в заполнении параграфов бланка может привести к тому, что справка будет признана недействительной.

Предоставление 2-НДФЛ

Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.

Таблица 1. Порядок и описание представления документа.

Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.

Образец новой формы 2-НДФЛ

Рассмотрим пример заполнения 2-НДФЛ за 2021 год для подачи в ФНС.

Михавкив В. П., резидент России, официально трудоустроен в ООО «Пегас». В 2021 году он ежемесячно получал зарплату, а раз в квартал — премию за производственные успехи. 25 июня 2021 года он уволился, получив при окончательном расчете компенсацию за неиспользованный отпуск.

Доходы Михавкива В. П. по месяцам 2021 года составили:

У Михавкива В. П. один ребенок, на которого он получал стандартный вычет в течение всего периода работы в ООО «Пегас» — 1 400 рублей.

Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2021 год

Требования к заполнению. В Порядке заполнения недопустимо:

• вносить исправления с помощью корректора;
• печатать на двух сторонах и скреплять листы;
• использовать цветные чернила, кроме черного, фиолетового и синего цвета;
• проставлять в справке отрицательные числа.

Мы рекомендуем заполнять справку в следующей последовательности: Общая часть → Раздел 1 → Приложение по вычетам→ Раздел 3 → Раздел 2 → Раздел 4.

Общая часть

— укажите ИНН и КПП налогового агента. ИП и специалисты частной практики указывают только ИНН. В поле «Номер справки» впишите ее уникальный номер в отчетном периоде. В поле «Номер корректировки» укажите 00 для первичной справки, 01 для первой корректирующей справки, 02 для второй и так далее. Для аннулирующей справки указывайте код 99.

Раздел 1 — внесите личные данные налогоплательщика: ИНН, ФИО, статус, дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта.

Приложение к справке — заполняйте отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите соответствующий номер справки и ставку налога. В 2021 году стандартная ставка налога для резидентов равна 13%, а для нерезидентов — 30%. Построчно укажите доходы работника с кодами и вычеты, уменьшающие базу по налогу.

Коды доходов в 2-НДФЛ в 2021 году

Раздел 3 — внесите информацию вычетах. Не забудьте указать код уведомления: «1» для имущественных вычетов, «2» — для социальных, «3» — уведомление на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Придерживайтесь правил:

• каждый вычет заносите в отдельную строку;
• суммы по одному коду вычета можно объединять;
• для одинаковых сумм вычетов с разными кодами заполняйте отдельные ячейки;
• если строк не хватает — заполните несколько листов, оформив шапку документа и раздел вычетов.

Раздел 2 — заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Внесите доходы, налоговую базу, сумму исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ.

• Общая сумма дохода — сумма дохода в чистом виде, без учета вычетов и удержаний;
• Налоговая база — показатель строки «общая сумма дохода» за исключением вычетов;
• НДФЛ начисленный — рассчитывается как Налоговая база × Ставка налога;
• Сумма фиксированных авансовых платежей — это тольео для иностранных работников, которые работают по патенту;
• НДФЛ удержанный — сумма, удержанная из доходов налогоплательщика;
• Налог перечисленный — сумма НДФЛ, уплаченная в бюджет за год;
• Излишне удержанный налог — переплата по НДФЛ или излишне удержанная сумма, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику.

Раздел 4 — заполняется, если налог не был удержан. Укажите сумму дохода, с которого не смогли удержать налог, и саму неудержанную сумму. По каждой ставке НДФЛ заполняется отдельный раздел.

Теперь вы имеете представление о том, как выглядит справка 2-НДФЛ, осталось упомянуть о некоторых нюансах, касающихся ее представления.

Например,о том, что справка 2-НДФЛ за 2020 год должна была быть направлена работодателем в налоговые органы до 1 марта 2021 года. Отчетным периодом при этом является календарный год, то есть период времени с 01.01.2020 по 31.12.2020.

За получением справок 2-НДФЛ за прошлые годы вы вправе обратиться только в том случае, если в указанный период вами фактически осуществлялась трудовая деятельность по договору и, соответственно, вы являлись налогоплательщиком.

Похожие записи:

• Парковка на газоне: кто и как штрафует
• Что в выписке из ЕГРН должно насторожить покупателя?
• Как добиться ремонта в подъезде