Как оформить отказ работника подписывать кадровые документы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить отказ работника подписывать кадровые документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ должен быть составлен только в присутствии минимум двух свидетелей. Изготовляется он на официальном бланке организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Если подпись не проставляет работник – приглашаются работники компании и указываются их Ф.И.О., должность и отдел.
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
При заполнении принципиально важно учитывать временной момент. Чем точнее прописано время – тем лучше. В суде будут задаваться вопросы относительно временных промежутков, сопоставляться показания. Также желательно упомянуть в тексте, где происходило ознакомление с приказом (канцелярия, кабинет отдела кадров, кабинет руководителя и пр.).
Допустима устная форма вопроса или чтение документа сотруднику вслух. Главное, чтобы отказ был ясен. Звучать текст акта может следующим образом:
«Мною, начальником отдела кадров, Тарасовым Василием Ивановичем, в присутствии уборщицы Марковой Елены Витальевны и менеджера Князева Ивана Сергеевича составлен настоящий акт о том, что…»
Работники или лица, которые согласились зафиксировать факт отказа, тоже должны присутствовать в этом помещении и ясно понимать, что сотрудник отказался читать распоряжение и ставить на нем подпись. Свидетели должны расписаться в подтверждении этого факта. Только в этом случае акт будет иметь законную силу. Если и эту бумагу сотрудник подписать отказался, то об этом можно написать в самом конце акта. Составлять отдельную бумагу об отказе подписания не требуется.
Когда и для чего составляют акт
Отказ от ознакомления с распоряжением руководства составляется в конфликтных ситуациях на предприятии. Нередко «оскорбленный» сотрудник идет в суд для выяснения отношений. Если основное доказательство нарушений против него — невозможность ознакомиться с приказом, то такой акт станет аргументом не в его пользу. В спорных моментах важно своевременно и корректно составить документ, который оградит компанию от недобросовестных сотрудников при разбирательствах в суде.
Чаще всего такие акты появляются из-за объявления выговоров или увольнения человека. Нередко это связано с халатным отношением к работе, отказе выполнять обязанности, прогулами, опозданиями. Чтобы наказать нерадивого работника, например, за систематические опоздания, работодатель действует поэтапно:
- Составляет акт об опоздании.
- Пытается взять объяснительную записку.
- Издает приказ о выговоре.
Когда нарушитель отказался с ним ознакомиться, тут и понадобится бумага, которая зафиксирует этот факт. Аналогичный документ необходимо составить и в том случае, если он прочитал текст приказа, но не захотел подписывать. Если сотрудник считает действия руководителя несправедливыми или незаконными, то вправе требовать внести его мнение в документ.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали вопрос, когда работник отказался ознакомиться с приказом об увольнении и работодатель составил об этом акт, но на самом приказе записи не сделал, — является ли отсутствие записи об отказе ознакомиться с приказом основанием для привлечения этого работодателя к административной ответственности. Используйте эти инструкции бесплатно.
На практике встречаются несколько причин отказа от проставления автографа в приказе:
- жестко выраженное несогласие при ознакомлении;
- физическая неспособность увидеть документ;
- истечение срока, предусмотренного для знакомства с бумагой.
Если сотрудник физически не способен прочитать информацию, то это обязательно указывают. Но это случается нечасто. Чтобы составить документ отказа от подписи из-за несоблюдения сроков, следует дождаться, когда они истекут. Если составить раньше, то он недействителен.
Часто нарушители наивно полагают, что суд встанет на их сторону, если они не подпишут бумагу. Это их не спасет, поскольку человек вправе не ставить автограф на документе, но не способен лишить его юридической силы. Акт об отказе как раз и подтвердит, что приказ сотруднику показывали.
Составление акта об отказе
В нормативных актах не приведена унифицированная форма данного документа. То есть эта форма разрабатывается организацией самостоятельно. Вид документа может варьироваться в зависимости от особенностей работы компании. При составлении акта нужно опираться на нормы, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003. Также следует обратить внимание на архивные правила.
Акт является информационно-справочной бумагой. Он подтверждает какое-либо действие или событие. В документе должны быть указаны различные реквизиты. Это обязательное условие. Акт может составляться только комиссией, то есть несколькими лицами. Один руководитель не может оформить эту бумагу. Документ включает в себя три части:
- Вводную часть. Включает в себя дату составления, номер, ссылку на документ (приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись). Нужно указать состав комиссии. Прописывается каждый участник комиссии в алфавитном порядке с указанием ФИО и должности.
- Основную часть. В ней излагаются установленные факты дела, выводы и заключения. К примеру, в этой части может содержаться такая запись: «Комиссия установила, что сотрудник Иван Иванов, занимающий должность менеджера по продажам, отказался от подписи приказа об увольнения».
- Заключительную часть. Все участники комиссии проставляют свои подписи на документе. Указывается информация о количестве экземпляров документа.
ВАЖНО! Работодателю очень важно составить акт в полном соответствии с законом. Принципиально это потому, что отказ сотрудника в проставлении подписи уже обозначает конфликт интересов. Если акт будет составлен неправильно, высок риск того, что работник пойдет за оспариванием этого документа в суд.
Зачем нужна подпись на акте
Любой акт всегда подписывается как минимум двумя сторонами.
Иногда для составления и подписания того или иного акта привлекаются целые комиссии, в которые входят сотрудники разных структурных подразделений или представители различных компаний – все они в обязательном порядке подписываются под документом.
Их автографы свидетельствуют о том, что внесенные в акт сведения верны, стороны с ними ознакомлены и согласны.
Но если одна из сторон, имеющих прямое отношение к акту, по каким-либо причинам отказывается его подписывать, в документе можно поставить соответствующую отметку или составить в связи с этим отдельный акт. Данный документ будет являться доказательством того факта, что первоначальный акт был предъявлен второй стороне и все условия с этой точки зрения составитель акта выполнил.
Следует отметить, что для подписания акта обычно отводится строго определенное время (в отношении разных типов актов оно может быть разным и устанавливается либо законодательством РФ, либо договором между сторонами), так что прежде чем составлять акт об отказе подписать акт, следует выдержать этот период.
Процедура – мать порядка
Не зря люди придумали церемонии и ритуалы. Есть в них глубокий смысл. Итак, работник отказывается подписывать приказ, полагая, что таким образом сможет уклониться от выполнения. Уклониться он может, даже подписывая, суть не в этом. Но его отказ запускает административный механизм. Руководитель не может позволить, чтобы сотрудники игнорировали распоряжения. Ослабление трудовой дисциплины – верный путь к развалу производства.
Первым делом созывается комиссия, до сведения которой доводится причина созыва. Хорошо, если среди членов комиссии присутствует юрист, кадровик и кто-либо из рядовых сотрудников. Нет таких, значит, придется обойтись теми, кто есть. Далее следует вызов работника на комиссию, ему зачитывается приказ и предлагается поставить подпись об ознакомлении.
Когда и для чего составляют акт
Отказ от ознакомления с распоряжением руководства составляется в конфликтных ситуациях на предприятии. Нередко «оскорбленный» сотрудник идет в суд для выяснения отношений. Если основное доказательство нарушений против него — невозможность ознакомиться с приказом, то такой акт станет аргументом не в его пользу. В спорных моментах важно своевременно и корректно составить документ, который оградит компанию от недобросовестных сотрудников при разбирательствах в суде.
Чаще всего такие акты появляются из-за объявления выговоров или увольнения человека. Нередко это связано с халатным отношением к работе, отказе выполнять обязанности, прогулами, опозданиями. Чтобы наказать нерадивого работника, например, за систематические опоздания, работодатель действует поэтапно:
- Составляет акт об опоздании.
- Пытается взять объяснительную записку.
- Издает приказ о выговоре.
Когда нарушитель отказался с ним ознакомиться, тут и понадобится бумага, которая зафиксирует этот факт. Аналогичный документ необходимо составить и в том случае, если он прочитал текст приказа, но не захотел подписывать. Если сотрудник считает действия руководителя несправедливыми или незаконными, то вправе требовать внести его мнение в документ.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали вопрос, когда работник отказался ознакомиться с приказом об увольнении и работодатель составил об этом акт, но на самом приказе записи не сделал, — является ли отсутствие записи об отказе ознакомиться с приказом основанием для привлечения этого работодателя к административной ответственности. Используйте эти инструкции бесплатно.
На практике встречаются несколько причин отказа от проставления автографа в приказе:
- жестко выраженное несогласие при ознакомлении;
- физическая неспособность увидеть документ;
- истечение срока, предусмотренного для знакомства с бумагой.
Если сотрудник физически не способен прочитать информацию, то это обязательно указывают. Но это случается нечасто. Чтобы составить документ отказа от подписи из-за несоблюдения сроков, следует дождаться, когда они истекут. Если составить раньше, то он недействителен.
Часто нарушители наивно полагают, что суд встанет на их сторону, если они не подпишут бумагу. Это их не спасет, поскольку человек вправе не ставить автограф на документе, но не способен лишить его юридической силы. Акт об отказе как раз и подтвердит, что приказ сотруднику показывали.
С увольнением не согласен на приказе можно написать
Разве что в суд подадите, но на Вашей стороне будет только адвокат, а на стороне Вашего начальника будет все предприятие. Теперь по поводу приказа. Когда составляется приказ, он должен составляться на основании чего-то.
Например, Вы нарушили свою должностную инструкцию, в которой четко прописано, что Ваш рабочий день начинается с 08:00 утра и заканчивается в 17:00. Допустим, Вы опоздали на работу и пришли аж в 10:15. Тогда в приказе должно быть написано: Работник Кузнецова Юлия Александровна 10.02.2016г.
пришла на работу в 10:15, чем нарушила пункт №1 своей должностной инструкции, в которой сказано, что рабочий день сотрудника начинается в 08:00. Работнику объявлен выговор по предприятию и лишение премии в размере 50% в феврале 2020г.
Чтобы что-то сказать, было бы разумнее ознакомиться с текстом приказа. Но мы будем рассматривать мой пример.
Дополнительные требования к оформлению
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Зачем нужна подпись на акте
Любой акт всегда подписывается как минимум двумя сторонами.
Иногда для составления и подписания того или иного акта привлекаются целые комиссии, в которые входят сотрудники разных структурных подразделений или представители различных компаний – все они в обязательном порядке подписываются под документом.
Их автографы свидетельствуют о том, что внесенные в акт сведения верны, стороны с ними ознакомлены и согласны.
Но если одна из сторон, имеющих прямое отношение к акту, по каким-либо причинам отказывается его подписывать, в документе можно поставить соответствующую отметку или составить в связи с этим отдельный акт. Данный документ будет являться доказательством того факта, что первоначальный акт был предъявлен второй стороне и все условия с этой точки зрения составитель акта выполнил.
Что будет в случае отказа от подписи
Отказ от подписи какого-либо документа, в том числе и акта, является неотъемлемым правом любой стороны договорных отношений.
При этом то, какой именно договор заключен между сторонами роли не играет: это может быть трудовой договор, договор купли-продажи, договор подряда и т.д.
Некоторые работники предприятий и представители партнерских организаций, отказываясь от подписания акта, полагают, что таким образом они лишают его действительности. Это не так. По всем правилам оформленный документ в любом случае будет являться законным, при условии, что все внесенные в него данные соответствуют реальности.
Таким образом, по большому счету, отказ от подписи является всего лишь косвенным доказательством того, что вторая сторона не признает и не соглашается с изложенными в акте фактами и обстоятельствами.
При отсутствии мер для нахождения компромисса и для отстаивания своих интересов, несогласная сторона может обратиться в суд.
В каких ситуациях оформляется
Бывают случаи, когда сотрудник желает обратиться в судебные инстанции для защиты своих прав. Если главная мотивировка его будет в том, что он не был ознакомлен с распоряжением руководителя компании, то акт об отказе ознакомления с приказом будет веским аргументом для того, чтобы суд принял решение не в его пользу.
Также бывают ситуации, когда работник физически не может поставить свою подпись в знак соглашения с какой-либо инструкцией. Но это случается довольно редко. И в этом случае в тексте бумаги проставляются ссылки и пометки об этом факте.
В подавляющем большинстве случаев акты об отказе ознакомления с приказом составляются из-за распоряжений о дисциплинарных взысканиях с сотрудника либо о его увольнении. В любом случае документ – вестник неприятной ситуации. Часто он предшествует завершению трудовой деятельности работника в отдельно взятой организации или идет рука об руку с ним.
Каким образом подтвердить отказ от подписания уведомления, значение акта
В случае, если по каким – либо своим личным причинам работник откажется подписывать уведомление, необходимо составить акт об этом, как подтверждение, но заранее постарайтесь проговорить это с сотрудником, указав на его права при этом. В акте указывается сам факт отказа и по возможности причина со слов сотрудника.
Важно! Акт составляется именно в момент отказа от подписи в уведомлении, соответственно подписывать его задним числом противозаконно.
Во время составления данного документа необходимо присутствие отказника, а также двух свидетелей, ими могут сотрудники с разных отделов предприятия.
Значение акта таково, то даже в случае отказа в подписи со стороны работника, действия работодателя по сокращению штата не могут быть прекращены. В свою очередь, руководство организации составив акт, имеет подтверждающий документ, что со своей стороны предприняло все меры по уведомлению сотрудника. И в случае возникших споров и обращения сотрудников в суд, поможет при решении возникших споров и разногласий.
Что будет, если не составлять акты
Задача любого акта состоит в фиксации определенного факта. Мотивированный отказ фиксирует, что заказчик не принимает выполненную работу в связи с выявленными недостатками.
Заказчик может не оплачивать работу только при наличии мотивированного отказа. Ключевой момент в данном случае — мотивированный, поскольку беспричинный отказ влечет просрочку оплаты. Исполнитель в данном случае сможет требовать денег по ст. 753 ГК, а суд его поддержит (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.06.2010 по делу № А67-3449/2009)
В будущем именно эти акты подтвердят, что заказчик или работодатель действовал добросовестно. Если же акта не будет, то подкрепить свою позицию будет нечем. А это может привести к проигрышу дела в суде.
***
Итак, составлять мотивированный отказ от приемки работ нужно обязательно в письменном виде на отдельном листе. Документ должен содержать все сведения о ситуации, четкое описание фактических обстоятельств. Только после составления акта можно ссылаться на соответствующие обстоятельства при проверках и в суде.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».