Печать на документах: как правильно ставить ГОСТ Р 7.0.97-2016
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать на документах: как правильно ставить ГОСТ Р 7.0.97-2016». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы печать можно было ставить на официальной документации, нужно, чтобы в ней в обязательном порядке было наименование компании. Такое требование установлено в ст. 2 закона «Об АО» и закона «Об ООО». По аналогии положения нормативных актов можно применять и для ИП. Других обязательных требований для штампов не установлено.
Однако если обратиться к практике, можно увидеть, что все печати для документации очень похожи друг на друга. Дело в том, что их изготавливают в соответствии с ГОСТом Р 51511-2001. И хотя фактически этот ГОСТ регламентирует форму штампов для государственных организаций с использованием российского герба, его положения используются и для изготовления оттисков для негосударственных предприятий. Они должны соответствовать следующим требованиям (далее указанные пункты ссылаются на ГОСТ Р 51511-2001):
- круглая форма (п. 3.1);
- диаметр варьируется от 40 до 50 мм, по краю располагается обод шириной в 1,3 мм, где указывается дата изготовления штампа (п. 3.2);
- в центре располагается наименование фирмы или Ф.И.О. предпринимателя либо их отличительный знак по аналогии с гербом России (п. 3.3);
- вокруг наименования или отличительного знака по кругу идет микротекст с указанием идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), номером государственной регистрации (ОГРН), полным и кратким наименованием компании или бизнесмена с указанием в скобках краткого варианта (п. 3.4–3.5).
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «В трудовых книжках лучше ставить круглую печать».
Форма и размер печати
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.
Замена и приобретение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения;
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Кто несет ответственность за печати и штампы
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.
Где сделать печать для ИП
Изготовить печать можно в специализированных сервисах. Выбрать предстоит не только изображение для оттиска, но и внешний вид самой печати. Например, она может быть ручной или автоматической.
Первый вариант дешевле, такая печать занимает меньше места (а значит ее проще носить с собой, но и проще потерять). Автоматическая печать выигрывает по удобству в использовании, особенно если речь идет о большом документообороте.
Стоимость изготовления печати: 200-2000 рублей. Сроки изготовления: 3 часа – 7 дней.
Некоторые компании по изготовлению печатей могут предоставить предпринимателю такой огромный выбор, что несложно растеряться. Китайские аналоги могут быть в десятки раз дешевле европейских, но служить гораздо меньше. Каждый предприниматель вправе сделать свой выбор. Главное – печать должна быть удобной и подходящей владельцу по габаритам.
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
«Никогда не ставьте печать на подпись»
Дизайнер 28 сентября 2020 года поделился с подписчиками своим открытием о том, что печать ни в коем случае нельзя ставить на подпись. Со ссылкой на разъяснения нотариуса, которого он характеризует как «хорошего и грамотного» он пишет, что «если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы. Обязательно расскажите это своим юристам, адвокатам, менеджерам и молодым нотариусам. Никогда не ставьте печать на подпись, только раздельно».
Юристы пересылали этот пост друг другу с вопросами: «Что вы думаете по этому поводу?» «Действительно ли это так?». Мнения разделились.
Практика документооборота, знакомая всем, кто работает с документами, показывает, что в большинстве случаев действительно печать ставят на подпись. При этом она может как полностью перекрывать ее, так и захватывать частично. Этому способствуют обычаи делового оборота и буквы «М.П.», которые обычно ставятся прямо под строкой для подписи. А еще – убеждение некоторых специалистов в том, что этим способом можно защитить компанию от подделок: так злоумышленникам будет сложнее отсканировать (скопировать) подпись и печать по-отдельности и использовать их в своих целях.
Однако другие специалисты (руководители компаний, бухгалтеры, юристы и другие) уверены в обратном: печать нужно ставить только рядом с подписью. Они аргументируют это тем, что печать может использоваться, чтобы скрыть изъяны подписи, выполненной другим лицом. Их доводы можно дополнить и приведенным выше высказыванием Артемия Лебедева – о «непризнании» криминалистами таких подписи и печати.
Законодательная отмена печатей
Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:
Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.
Форма и размер печати
Нормативные акты не содержат сведений о форме, цвете и размере. Но известно одно – название организации и фактически адрес указываются полностью. Реквизиты можно написать на латинском языке. Самый обычный и распространенный размер оттиска – 38-42 мм. Для проставления штампа часто берут темно-синие или фиолетовые чернила.
Оттиск должен получится ярким, но не с жирным следом печати на документе. Если целостность штампа нарушена, следует заменить. Новый штамп нужен еще в том случае, если название фирмы или ее адрес поменялось. Из четыре видов оттиска можно выбрать понравившийся:
- С окантовкой. Характеризуется разным видом оформления. Применяется орнамент между внешнем, внутренним слоем, без задевания надписи.
- Для частных предпринимателей. С названием ИП и реквизитов.
- Простой. Имя ООО или АО, адрес.
- С микротекстом. Окантовка проходит в 2 слоя. Мелким шрифтом указывает реестровый номер.
На какие документы ставится гербовая печать учреждения
На какие документы ставится гербовая печать учреждения? — невзирая на осведомленность нашего населения, иногда можно услышать такой вопрос. Мы будем рады дать ответ на этот вопрос, ведь наша компания не только изготавливает печати любых образцов, но и прекрасно разбирается в тонкостях законодательства и делопроизводства.
Как известно, процесс заверения подлинности подписи на документе происходит по средствам печати. Большая часть учреждений использует в работе, как правило, два основных вида:
- гербовая печать;
- печати для различных целей.
Гербовая, имеет круглую форму, в ее центре располагается изображение герба. На окантовку печати наносится полное название учреждения, организации, компании.
Изготовление гербовых печатей происходит на основании определенных законодательно-нормативных актов РФ. Существуют основные законодательные требования, которые обязательны к выполнению, как со стороны изготовителя печатей, так и заказчика данной услуги.
На практике проставление гербовой печати необходимо на многих бухгалтерских и нотариальных документах. К таковым можно отнести:
- письма гарантийного характера на выполнение работ определенного рода либо получение услуг;
- всевозможные поручения (пенсионные, платежные, банковские, платежные);
- разные заявления, связанные с аккредитивами, отказами от акцепта и т.п.;
- доверенности (для осуществления процедуры получения товаро-материальных ценностей).
Основополагающим актом, регулирующим использование такого вида печатей, был и остается ст.
№ 4 ФКЗ РФ — «О Государственном гербе РФ», где сказано о том, что: герб государственного уровня РФ должен быть размещен на печатях принадлежащих федеральным органам госвласти, другим государственным органам, организациям и учреждения, а также тем органам, организациям и учреждениям (форм собственности не имеет значения), которые наделены отдельными государственно-властными полномочиями».
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
На какие документы ставится печать? Все о печати и ее использовании
Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р –3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.
Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.
В ГОСТ Р –2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р –97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.
Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.
Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Проще будет сдать отчетность
Существенно продвинулись вперед контролирующие органы в процессе отмены необходимости проставления печатей в отчетности. Очевидно, они приняли во внимание, что все меньше остается налогоплательщиков, которые представляют отчетность на бумажных носителях, и восприняли Закон N 82-ФЗ как руководство к действию.
Налоговики считают: если организациям разрешено не иметь печать, то и не стоит требовать ее с них в отчетности. Как следует из Письма ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@, сказанное справедливо независимо от упоминания печати в уставе. Здесь же налоговики пообещали внести соответствующие изменения в декларации и формы иных документов, представляемых в налоговые органы.
Действительно, сейчас во всех приказах ФНС, регулирующих порядок заполнения разных деклараций и других документов, представляемых налоговикам, говорится о необходимости проставления в этих документах печати. Но, учитывая указанное Письмо, все эти документы должны приниматься инспекциями на местах, даже если печать в них отсутствует.
Правда, из проектов изменений порядка заполнения конкретных деклараций, например по налогу на прибыль и ЕНВД, уже предложенных к обсуждению, видно, что печать на налоговых документах должна все-таки ставиться, как догадается читатель, при ее наличии.
Дополнительно к этому Минфин в Письме от 06.08.2015 N 03-01-10/45390 указал: на налоговых декларациях (расчетах) и копиях документов, представляемых в налоговый орган в соответствии со ст. ст. 93 и 93.1 НК РФ, то есть при налоговых проверках, в случае отсутствия у общества печати налоговые органы не вправе требовать ее проставления.
Здесь же финансисты пояснили, что и для первичных документов печать не является обязательным реквизитом, поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ , хотя формой первичного учетного документа, утвержденной руководителем экономического субъекта, этот реквизит может быть предусмотрен.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Постановлением Правления ПФР от 04.06.2015 N 194п внесены изменения в форму РСВ-1 ПФР и Порядок ее заполнения. Установлено, что печать на титульном листе данной формы проставляется только при ее наличии (п. 5.13 Порядка). Исправления в ней также заверяются печатью только при ее наличии (п. 2 Порядка).
Утверждены Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п.
Аналогичные изменения внесены в порядок заполнения формы РВ-3 ПФР .
Утвержден Постановлением Правления ПФР от 20.07.2015 N 269п.
Так же поступил и ФСС: Приказом от 20.07.2015 N 304 он внес изменения в Приложение 2 к Приказу от 26.02.2015 N 59, которым утверждена форма 4 — ФСС. На титульном листе этой формы (и при исправлении ошибок) печать теперь ставится при ее наличии (абз. 5 п. 2 и абз. 4, 7 и 8 п. 5.16 указанного Приложения).
Надо сказать, что ФСС оказался активнее, чем ПФР, и внес поправки, касающиеся печати, не только в форму 4 — ФСС, но и в некоторые другие документы — в заявления о зачете или возврате сумм излишне взысканных или излишне уплаченных страховых взносов, пеней и штрафов .
Формы этих заявлений утверждены Приказом ФСС РФ от 17.02.2015 N 49, а поправки в него внесены Приказом ФСС РФ от 20.07.2015 N 305.
Отметим: не вполне ясно, как контролирующие органы будут проверять, действительно ли у организации нет печати. Конечно, налоговая служба является регистрирующим органом и экземпляр устава налогоплательщика она может иметь (хотя даже это не всегда соблюдается, например если налогоплательщик встал на учет еще и по месту ведения, скажем, деятельности на спецрежиме в виде уплаты ЕНВД). Фактически осуществить подобный контроль налоговикам будет довольно сложно, и им придется, что называется, верить отчитывающемуся налогоплательщику на слово.