Как правильно пробить чек на кассе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно пробить чек на кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ситуация, когда сотрудник официально не трудоустроен, но работает на кассе — далеко не редкость. Если указать в чеке его ИНН и фамилию, то налоговая сможет найти это нарушение даже без визита в магазин. Ведь данные передаются в ОФД, а далее по цепочке в базу ФНС.

Требования к бланкам строгой отчетности

Бланки строгой отчетности можно печатать только через онлайн-кассу. Использовать БСО, отпечатанные в типографии, запрещено. Все реквизиты БСО почти ничем не отличаются от реквизитов чека онлайн-кассы:

1. наименование,
2. порядковый номер,
3. дата, время и место (адрес) расчета,
4. наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП,
5. ИНН,
6. система налогообложения продавца,
7. признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода),
8. наименование товаров, работ, услуг (если их можно определить в момент оплаты),
9. платежа, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок и
10. наценка, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога. ИП на спецрежимах, кроме тех, которые торгуют подакцизными товарами, не указывают в БСО наименование товара (работы, услуги) и его количество до 1 февраля 2021 года,
11. сумма платежа (с указанием НДС и суммы налога),
12. форма и сумма расчета наличными деньгами или в безналичном порядке,
13. должность и фамилия сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете,
14. регистрационный номер онлайн-ККТ,
15. заводской номер фискального накопителя,
16. фискальный признак документа,
17. адрес сайта ФНС России, на котором можно проверить платеж,
18. абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить,
19. адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме,
20. порядковый номер фискального документа,
21. номер смены,
22. фискальный признак сообщения,
23. заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство,
24. QR-код,
25. место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, – при расчетах с применением автоматических устройств.

Как пробивать чеки по онлайн-кассам: общие правила

В соответствии со ст. 4.7 Закона, в чеке должен быть 21 обязательный реквизит. Все кассовые программы отвечают этому требованию. Пользователю остается только правильно выполнить стартовые настройки. А именно указать:

• место расчета;
• режим налогообложения;
• Ф. И. О. кассира и другие данные.

Что такое признак способа расчетов

Этот реквизит не менее важен и должен обязательно присутствовать на фискальном чеке. Он может отражать несколько видов операций:

• Получение аванса представителем магазина за какой-либо товар с указанными характеристиками. Если чек распечатывается в бумажной форме, в нем указывается значение ПРЕДОПЛАТА 100%, в электронной форме для этой цели применяется код 1.
• Получение магазином частичного аванса за указанный товар. В этом случае в бумажном чеке должна отразиться надпись ПРЕДОПЛАТА, а в электронном – код 2.
• Если принимается аванс за неопределенный товар, характеристики которого неизвестны на момент оплаты, то в чеке следует указать значение АВАНС, в электронном виде для этой операции предусмотрен код 3.
• Если же в кассу вносится полная сумма за товар без авансов или предоплаты, то в распечатанной форме чека должен отразиться реквизит ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, а в электронной – код 4.
• В случае если покупатель приобретает товар в кредит и вносит часть суммы за него в кассу, то в качестве признака способа расчета будет значиться ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ. В электронной форме на чеке должен появиться код 5.
• Когда товар отпускается в кредит полностью, то в фискальном чеке будет указан реквизит ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ. В электронной форме этому варианту оплаты будет соответствовать код 6.
• Когда кассир получает оплату за ранее выданный кредит, то в чеке ему нужно будет указать ОПЛАТА КРЕДИТА, а в электронном документе код 7.

Рассматриваемый реквизит указывается в бумажной форме чека по желанию магазина. Это же правило действует и для электронных чеков. Исключением являются только схема, по которой в современных кассовых аппаратах реализована поддержка формата ФД. В версии 1.1 есть условие, что в фискальных чеках обязательно следует указывать реквизит «признак способа расчета».

Как работать кассиру при возникновении проблем с онлайн-кассой

Поскольку при эксплуатации кассового оборудования кассир может столкнуться с различными проблемами, перед началом работы ему необходимо узнать, как действовать в той или иной ситуации.

Рассмотрим самые распространенные сценарии:

• Отсутствие интернет-связи в момент проведения операции. С такой проблемой часто сталкиваются сотрудники торговых точек, однако решается она очень легко. Дело в том, что фискальный чек, сформированный в момент покупки, автоматически сохраняется в памяти фискального накопителя. Как только связь с интернетом будет восстановлена, фискальный документ будет отправлен в ОФД.
  Самое главное, чтобы соединение появилось в течение 30 дней с момента отключения. Если этого не произойдет, кассовый аппарат будет заблокирован. При отсутствии актуальной информации об операциях налоговые инспекторы могут организовать внеочередную проверку хозяйствующего субъекта.
• Поломка онлайн-кассы или отключение электроэнергии при работе с аппаратами, в которых нет аккумулятора. Этот сценарий указывает на невозможность применение кассового оборудования. Использование неисправного аппарата – нарушение закона. В случае если была обнаружена неисправность ККТ или устройство не работает из-за отключения электроэнергии, торговля должна быть прекращена.

Исключение составляют только те сценарии, когда ситуация может привести к серьезным социальным последствиям. Например, если человеку стало плохо на улице, и он зашел в торговую точку купить воды. В этом случае продажа без чека не приведет к серьезным последствиям.

Если в кассе образовалась неучтённая выручка после того, как произошло отключение электричества, кассир должен при первой же возможности оформить чек коррекции. В документе потребуется указать точную сумму неучтенных средств и поставить признак «приход». Детализация товаров в данном случае не является обязательным условием.

Чтобы при необходимости доказать инспектору в ФНС, что прием платежей без применения кассового аппарата имел крайне нежелательную альтернативу, к чеку коррекции лучше приложить какие-либо доказательства этого факта.

Несколько лет назад ведущие СМИ страны сообщали о том, что произошел масштабный сбой кассовых аппаратов у крупных ритейлеров в разных областях. В этой экстренной ситуации ФНС разрешила торговым компаниям принимать денежные средства от покупателей без онлайн-кассы, но при условии, что при восстановлении работы оборудования оперативно будут созданы чеки коррекции. Доказательства тогда не потребовались.

• Локальные технические сбои во время работы кассира с онлайн-кассой. Способы реагирования на возникновения локальных неисправностей бывают разными и зависят от причины возникновения поломки.

Самыми распространенными проблемами такого типа являются:

• Обрыв кассовой ленты во время печати кассового чека. Такие случаи предусматриваются производителями кассового оборудования заранее. При возникновении обрыва ленты программа уведомляет пользователя, что сформированные фискальные документы не действительны. В это же время активируется режим работы устройства без бумаги.

  Приступить к дальнейшей эксплуатации аппарата можно только после замены чековой ленты на новую. Чтобы правильно оформить процедуру, кассиру следует обратиться к ответственному сотруднику и оформить запрос на получение новой ленты. Возможно, на какое-то время кассу придется временно закрыть.

  Чтобы запустить онлайн-кассу в обычной режиме, нужно ввести специальную команду для активации процессора. Эту манипуляцию должен произвести сам кассир в соответствии с имеющимися у него инструкциями. При отсутствии соответствующих компетенций потребуется пригласить другого сотрудника.

• Отсутствие связи между кассовым аппаратом и компьютером. Это может быть связано с обрывом соединительного кабеля, сбоями в работе аппаратных элементов ПК или с отключением питания одного из элементов кассовой инфраструктуры.

Чаще всего устранить неисправность может сам кассир, приняв определённые меры, которые соответствуют его компетенции. К примеру, если речь идет о переподключении кабеля, то для этого не потребуется вызывать специалиста узкой квалификации.

Как правило в большинстве торговых организаций способы решения проблем можно найти в должностной инструкции кассира. Чтобы оперативно устранить неисправность, следует выполнить указанные действия или обратиться за помощью к коллегам.

Как расшифровываются в чеке фискальные данные

Смысл большинства реквизитов покупателю интуитивно понятен, но часть, относящаяся к фискальным данным, требует пояснения. Рассмотрим некоторые реквизиты кассового чека и их значение более пристально.

Напомним, что фискальными данными, согласно ФЗ-54, являются сведения о расчетах продавца и покупателя, хранящиеся в фискальной памяти и передаваемые в режиме онлайн-кассы в ФНС, а также сведения о кассовой технике, обслуживающей эти расчеты:

1. РН ККТ — регистрационный номер контрольно-кассовой техники. Он присваивается при регистрации в ФНС.
2. ЗН ККТ — заводской номер кассовой техники. Этот реквизит вводят на этапе настройки оборудования.
3. ФН № — номер фискального накопителя (заводской). Вносится в настройки до начала эксплуатации кассы. Выводится автоматически.
4. ФД № — номер фискального чека по порядку. Его присваивает кассовый аппарат в автоматическом режиме.
5. ФП, ФПД — фискальный признак документа. Он проставляется на основании регистрационных данных торгующей организации в ФНС: ИНН, даты регистрации, рег. номера ККТ, заводского номера ККТ; ИНН ОФД (оператора фискальных данных), кроме того – порядкового номера ФД.
6. Адрес сайта ОФД, адрес сайта для проверки ФПД, адрес сайта ФНС. По этому адресу проверяют законность торговой операции, которая фиксируется через оператора фискальных данных, т.е. проверяется чек. Как правило, здесь указывается сайт налоговой службы.
7. QR — двухмерный код. Предназначен для проверки закодированных реквизитов чека, быстро считывается с помощью устройств обработки изображений, настроенных соответствующим образом. ФНС разработана специальная программа, работающая с QR-кодом.

Для электронного чека обязательны:

1. Номер версии ФФД — в настоящее время используются две версии формата фискальных данных: 1.05 и 1.1.
2. Код ФФД — код формы фискального документа. Для чека это цифра 3, для коррекционного кассового чека — 31.

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

• Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
• Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

• работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
• кассир печатает чек;
• далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

В своей работе кассир может столкнуться с различными непростыми ситуациями. Он должен знать, как следует действовать в каждом конкретном случае.

1. Отключение Интернета.

Эта проблема является незначительной, так как онлайн-касса без проблем способна работать даже без постоянного подключения к сети Интернет. Единственный момент, который необходимо соблюдать, это передавать фискальные данные в ОФД как минимум один раз в 30 дней. Если это условие не будет выполнено, произойдет просрочка и будет произведена блокировка фискального накопителя. Ввиду этого кассиру, обнаружившему такую проблему, не лишним будет сообщить о ней предпринимателю.

1. Отключение электричества.

Если нет возможности использовать ИБП и кассовое оборудование работает без аккумулятора, то кассир не сможет фискализировать принятые от клиента или покупателя денежные средства. Из-за этого на момент отсутствия электричества придется приостановить продажи до момента восстановления функционирования кассового аппарата. Если продолжить, принять оплату и не фискализировать ее, предпринимателю грозит штраф за административное нарушение.

Но, если известно, что электричество будет отсутствовать долго, а покупателям очень нужен товар, можно пойти по другому пути. Вместо пробития чеков клиенту можно выдать заменяющие чеки. К ним относятся бланки строгой отчетности и товарные чеки. Однако, впоследствии обязательно нужно пробить полученную выручку, используя чеки коррекции, а также поставить ФНС в известность о том, что онлайн-касса была вынужденно не использована по причине длительного отсутствия электричества. В доказательство предоставляется справка или какой-либо иной документ из Энергосбыта, в котором указывается, что произошел сбой.

Но, следует учитывать, что подобный способ не является гарантией того, что предприниматель сможет избежать штрафа. Он всего лишь уменьшит такую вероятность, но никак не сведет ее до нуля. В подобных случаях все больше зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Иногда владельцу бизнеса приходится доказывать свою правоту в суде.

1. Отказ кассовой техники.

В подобных случаях речь идет о повреждении ККТ, программном сбое, пролитии жидкости на кассовое оборудование и т.д. Применять технику в таких ситуациях нельзя, так как, опять же, это грозит впоследствии штрафом. Тогда итог один – закрыть кассу, прекратить торговлю.

Однако, бывают нестандартные случаи. К примеру, 17 декабря 2017 года произошел у определенного производителя массовый технический сбой в функционировании ККТ. Если так происходит, то можно воспользоваться рекомендацией, данной в пункте «Отключение электричества». Покупателям можно выдавать товарные чеки или БСО вместо пробития чеков. Но, после этого предпринимателю предстоит:

• все принятые суммы фискализировать, формируя чеки коррекции;
• у определенного производителя ККТ запросить документацию (если имел место массовый сбой оборудования), которая сможет подтвердить массовую проблему и указать на то, что вины магазина в данном случае нет;
• отправить в ФНС все имеющиеся у предпринимателя сведения, касающиеся сложившейся ситуации.

Стоит отметить, что этот вариант может быть применим только в том случае, если касса не работала по не зависящим от предприятия причин. Если, к примеру, на кассовый аппарат что-то уронили, пролили или повредили каким-то иным способом, вероятнее всего, такой способ окажется неэффективным. Исключением может быть только форс-мажор, повлиявший на поломку ККТ.

1. Обрыв чековой ленты

Для чего нужен кассовый чек

Такая бумага является полноценным документом, подтверждающим сам факт совершения сделки между продавцом и покупателем. Другими словами, это некое подобие договора, сильно уменьшенное и сокращенное, но доказывающее подписание соглашения о том, что магазин продал качественный товар, а потребитель приобрел его для личного пользования. Но информация, содержащаяся в этой небольшой бумажке, оказывается полезна не только в качестве доказательства совершения сделки.

Она позволяет проводить полноценный учет движения поступаемых денежных средств для последующего составления бухгалтерской отчетности и предоставления сведений в налоговую службу. Соответственно появляется возможность со стороны официальных государственных органов контролировать деятельность продавца на предмет соблюдения им правил, требований и законов. Кассовый чек ККТ нового образца может выступать доказательством в рамках судебного разбирательства, урегулирования различных споров. Естественно, что за правильностью его оформления строго следят.

Особенности использования для ИП и ООО

Общества с ограниченной ответственностью обязаны применять в своей деятельности онлайн-кассы, если происходит прием наличных и безналичных денежных средств от покупателей. При этом требования к фискальному чеку будут полностью совпадать с представленными выше. Исключений здесь не существует, а нарушение законодательства приводит к серьезным штрафам.

С индивидуальными предпринимателями все не так однозначно. Большинству из них все же придется приобрести и установить новый аппарат, работающий через интернет, но некоторые исключения есть для бизнесменов, не имеющих наемных работников. Если они используют в своей работе ЕНВД и патентную систему налогообложения, обзаводиться ККТ им по-прежнему не нужно.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

• Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
• Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
• Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

• Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
• Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
• Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
• Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Требования к товарному и кассовому чекам

Сегодня нет установленных правил того, как должен выглядеть товарный чек без кассового. Каждый владелец вправе сам решать, как будет оформлен расчетный лист. При этом важно помнить, чтобы товарный чек или кассовый считались действительными. Рассмотрим, что прописывается в каждом из чеков:

Данные с чеков должны быть четкими, печать с использование термобумаги, на которой информация не хранится долго (ст. 4.7, 54-ФЗ). По бухгалтерским нормам, в ТЧ содержится расшифровка кассового, т.к. далеко не во всех случаях последний вариант бланков содержит необходимые о покупке сведения.

Правомерность выдачи ТЧ без кассового

Выдача товарных чеков вместо кассовых допускается для ИП на ЕНВД, если они соответствуют требованиям, предъявляемым к БСО. Данные действия будут правомерны, если ИП освобожден от обязанности по использованию фискального аппарата при проведении расчетов.

В этом случае КЧ приравнивается к ТЧ и важность указанных сведений увеличивается. ТЧ – единственная возможность доказать факт совершения покупки.

Правила оформления товарного чека при отсутствии кассы:

1. Наличие обязательных реквизитов, так как, в противном случае законная сила документа утрачивается.
2. Реклама на оборотной стороне не должна перекрывать официальную информацию на ТЧ.
3. Каждая единица товара указывается отдельной строкой, без обобщений, с расшифровкой. При несоблюдении этого условия документ может быть не принят бухгалтерией.
4. Сумма по акту указывается по каждому пункту отдельно и суммарная в отдельной графе (цифрами и прописью).
5. Бумага оформляется в двух экземплярах – для покупателя и продавца.
6. Пустые строки необходимо перечеркнуть, что позволит обезопаситься от мошеннических операций.

Чек ККТ как документ для расходов

Минфин выпустил письмо № 03-01-15/63722 от 20.08.2019, в котором рассказал, что должно быть отражено в кассовом чеке для принятия его к расходам в качестве первичного документа.

Согласно статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ кассовый чек в обязательно порядке должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или ФИО ИП;
• ИНН;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета;
• наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам;
• форма расчета;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с клиентом, оформившего кассовый чек;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта ФНС;
• абонентский номер либо адрес электронной почты клиента в случае передачи ему кассового чека в электронной форме;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека в случае передачи клиенту кассового чека в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения;
• QR-код.

Но это еще не все реквизиты. В пункте 6.1 вышеназванной статьи 54-ФЗ описывается, что дополнительно должно быть в кассовом чеке при расчете между организациями и ИП:

• наименование покупателя (наименование организации, ФИО ИП);
• ИНН покупателя (клиента);
• страна происхождения товара;
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар (если применимо).

Таким образом, при осуществлении указанных расчетов в кассовом чеке отражается информация как о продавце, так и о покупателе.

Из всего вышеизложенного Минфин делает вывод, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены.

Как правильно пользоваться книжкой

Чековая книжка содержит несколько десятков абсолютно идентичных денежных чеков. При необходимости снять «наличку» сотрудник организации должен заполнить чек. При этом оставлять бланки незаполненными нельзя – их следует оформлять строго по порядку, расположенному в книжке.

Основную информацию можно вносить в чек как в офисе компании, так и в самом банке.

Подпись и печать на чеке нужно ставить только в присутствии банковского специалиста, который сверит их с имеющимися у него в распоряжении образцами подписи и печати представителя фирмы (при этом использование факсимильных подписей запрещено).

Если автограф не будет совпадать «один в один» или оттиск печати будет не слишком четким, придется заполнить новый чек и поставить подпись и штамп еще раз.

Деньги по чеку выдаются только представителю организации или доверенному лицу строго при наличии документа, удостоверяющего личность.

Дополнительные реквизиты чека

В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:

Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):

Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.

По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.

Похожие записи:

• Норма площади на 1 человека в квартире
• Детские выплаты в 2021 году: кто и на какие деньги может рассчитывать?
• Маткапитал в 2023 году: сколько можно получить и на что потратить